解決シナリオ - リコーの新しいワークスタイル応援サイト

ケース1 「製造業」

・お客様及び取引先とやり取りした図面や技術資料を紙で保管されている会社様
・過去の資料がなかなか見つからず仕事の納期に影響が出ていると感じている会社様
・生産管理システムなど製造業専用アプリを導入するにはコストの負担が大きいと感じている会社様
・同じ仕事やテーマにチームで取り組む機会が増えてきた一方、情報の共有が難しいと感じ始めた会社様

課題と解決方法を見る

課題図面や設計書などの共有が難しい。

・過去の図面や書類が見つからず、取引先との打ち合わせの準備に支障がでてしまう。
・設計や加工、材料などの変更を紙やメールで伝達しているため、確認ミスやモレが起きてしまう。
・仕事の進捗状況や問題点をタイムリーに把握できない。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・図面や書類の検索をスムーズに行なえます。
・受注案件ごとに紙やメールを整理でき、指示などの確認ミスやモレがなくなります。
・進行状況や記録を一元管理できるため、作業の遅れやミスのリカバリーに迅速な対応が可能です。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作って、文字を入力したり、表を貼ることができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。文書のヘッダー部には、製品単位に納期や優先度を入力します。

2フォーマットの作成

製造に関する様々な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3基本情報のエントリー

フォーマットに沿って、利用方法、特徴・用途、概要、仕様などの製品の基本情報を入力します。

4生産準備情報のエントリー

取引が始まったら営業担当が取引先の会社情報を入力します。製造委託を受ける部品の図面や仕様書を受け取り次第すぐにスキャンすることで、労少なく確実に情報が蓄積されていきます。

5製造履歴情報のエントリー

生産を行うにあたっての加工指示書、購入した原材料の仕様書、出荷検査記録を記入していきます。社内の技術部門、購買部門、営業部門、製造部門などが常に必要な情報を共有することで、生産のリードタイム短縮やミスの防止につながります。

製造業での活用事例を見る

ケース2 「建設業」

・複数の下請け業者と協力して、建設工事を進めている会社様
・工事の見積書、図面、現場写真等、書類の保管や検索に悩みのある会社様
・サーバーシステムを導入したいが、運用管理するIT担当者が不在の会社様
・ピアツーピアの簡易LANを使い、複数のパソコン間で情報共有したいと考えている会社様

課題と解決方法を見る

課題図面や日程表などの共有が難しい。

・工事現場ごとに発生するさまざまな図面や書類を管理するのが大変。
・変更内容を書き込んだ図面を現場の関係者に共有する時間が割けない。
・資材手配や日程などの重要資料を紙やファクスでもらうため、関係者と共有するのに手間がかかる。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・工事現場の情報をまとめて保存・整理できるため、書類の紛失やレポート提出の遅延がなくなります。
・変更内容を記した図面を直ちに電子化してメールで共有できるため、作業を効率化できます。
・電子化した紙やファクスの資料を、現場ごとにスムーズに管理・共有できます。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作って、文字を入力したり、表を貼ることができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。 文書のヘッダー部には、工事現場単位に納期や優先度を入力します。

2フォーマットの作成

工事現場の様々な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3基本情報のエントリー

フォーマットに沿って、着工時点で分かっている建築計画、下請け業者の連絡先などを入力します。

4建設現場の工事が進むにつれて・・・

工事の進捗に合わせて必要な情報（工程表、現場写真）を更新していきます。

5工事完了

完成図書として、残したい情報の最終バージョンに更新します。

6修繕工事

大規模修繕工事等、追加で工事が発生した場合は、新たにページを追加して、管理することができます。

建設業での活用事例を見る

ケース3 「外食レストラン業」

・複数店舗を管理するマネージャーが日々の業務報告を各店舗からファクスやメールで回収しているが、その管理に負担を感じている会社様
・売上報告や食材発注など、店舗単位に管理しなければならない情報が多岐にわたっているが、店舗ごとに報告方法がばらついていて困っている会社様
・サーバーシステムを導入したいが、運用管理するIT担当者が不在の会社様
・ピアツーピアの簡易LANを使い、複数のパソコン間で情報共有したいと考えている会社様

課題と解決方法を見る

課題各店舗の情報集約が難しい。

・チェーン店を複数店舗経営しており、本部と店舗間で様々な情報のやり取りが行われるため、情報収拾や共有がバラバラ。
・ファクスやメールを使ったコミュニケーションが一般的で、情報が一元管理できていないために業務効率の低下、来店顧客へのサービス品質低下が心配。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・各店舗から寄せられる様々な情報を同じフォーマットで整理することができます。
・店舗単位の売上報告や食材発注等、管理したい情報を一元管理できます。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作ったり文字を入力したり、関連資料を添付することができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。文書のヘッダー部には、店舗単位の基本情報を入力します。

2フォーマットの作成

各店舗から寄せられる様々な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3情報のエントリー

日々の業務報告を所定の枠内に記入して、特記事項では関連資料を添付することができます。

4売上報告や食材発注

店舗単位に売上報告や食材発注等、管理したい情報を一元管理できます。

外食レストラン業での活用事例を見る

ケース4 「催事・イベントプロデュース業」

・イベントの企画立案から会場の撤収作業までを外注先に委託し、プロジェクト管理をしている会社様
・企画書、販促ツール（ポスター、のぼり、チラシ）、設営図面等の情報を簡単な仕組みで共有したい会社様
・サーバーシステムを導入したいが、運用管理するIT担当者が不在の会社様
・ピアツーピアの簡易LANを使い、複数のパソコン間で情報共有したいと考えている会社様

課題と解決方法を見る

課題関連業者が多く情報共有が難しい。

・企画立案から会場の撤収まで多数の協力会社があるため、情報共有や進捗管理が難しい。
・特に中小企業では、システム構築や運用に負担の少ない情報共有の仕組みが、求められている。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・納期、状態、優先度などを一覧化できます。
・案件ごとに紙やメールを整理でき、指示などの確認ミスやモレがなくなります。
・進行状況や記録を一元管理できるため、作業の遅れやミスのリカバリーに迅速な対応が可能です。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作ったり文字を入力したり、ファイルを貼ることができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。文書のヘッダー部には、イベント単位の基本情報を入力します。

2フォーマットの作成

イベント管理に必要な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3情報のエントリー

催事の概要、企画書、作業日程表、協力会社の連絡先等、フォーマットに沿って整理します。

4日々の運行業務の記録

工事の進捗にイベントに使ったポスター、のぼり、チラシ等を保管しておきます。

5イベントの実施結果

イベントの成果を売上情報、会場の記録写真等で必要な記録を保管しておきます。

催事・イベントプロデュース業での
活用事例を見る

ケース5 「運送業」

・運送業務が適正に行われていることを示す運転日報等、様々な資料を管理する付帯業務の軽減を求められている会社様
・繁忙期には傭車の対応もあって、複数の車両とドライバーの管理が煩雑で困っている会社様
・サーバーシステムを導入したいが、運用管理するIT担当者が不在の会社様
・ピアツーピアの簡易LANを使い、複数のパソコン間で情報共有したいと考えている会社様

課題と解決方法を見る

課題情報管理が煩雑で、紙や写真などの書類の管理が難しい。

・多数いる契約ドライバーや保有車両の管理が煩雑である。
・ファクスで受ける仕事の依頼を見逃してしまうことがある。
・車両の運行記録や車検を保管するスペースがない。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・契約ドライバーごとに免許証の写しやドライバーの健康診断記録などを整理して管理できます。
・受信ファクスを自分のパソコンで閲覧できるため、依頼の見逃しをなくします。
・紙や写真などさまざまな情報を電子データとして一元管理できるため、保管場所の心配が不要です。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作ったり文字を入力したり、関連資料を添付することができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。文書のヘッダー部には、契約社員名や優先度を入力します。

2フォーマットの作成

車両管理やリース契約等、必要な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3情報のエントリー

運転免許証や車検証等、運転手と車両の基本情報を整理します。

4日々の運行業務の記録

適正な運行業務を行っていることを日報等で記録として残す情報を日々更新していきます。

5事故報告

事故があった場合は、ドライブレコーダの動画も添付資料として情報を保管します。

運送業での活用事例を見る

ケース6 「総務部門」

・総務担当者がファイルを管理していて、情報を共有できていない会社様
・外出が多い社員や自宅勤務の社員がいらっしゃる会社様
・サーバーシステムを導入したいが、運用管理するIT担当者が不在の会社様
・ピアツーピアの簡易LANを使い、複数のパソコン間で情報共有したいと考えている会社様

課題と解決方法を見る

課題情報共有に手間が掛かっている。

・全社員に重要なお知らせや通達をもれなく発信したいが、送信先の設定や管理に手間が掛かっている。さらに、社員に慶弔連絡を確実に送信できておらず、地図データは必要に応じて個別にメール送信している。
・掲示板のような一括で管理できる方法を模索しているが、実現できていない。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・タスク文書を作成し、文書種別、発信先区分、発信元部門などを明確にし、管理できます。
・弔慰連絡や各部署からのお知らせなどの種類別に、必要な情報をブロックごとに整理し、一元管理できます。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつのページごとに表を作ったり文字を入力したり、地図情報を貼ることができます。

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1タスク文書の作成

おしごとルームの中にタスク文書を作成します。文書のヘッダー部には、文書種別、発信先区分、発信元部門を入力します。

2フォーマットの作成

弔慰連絡や各部署からのお知らせなどの種類別に、必要な情報をブロックごとに整理して、見やすいフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。

3情報のエントリー

慶弔情報なら社員の氏名、関係、式の年月日、電報や花の手配の有無、形式などの情報を入力します。

総務部門での活用事例を見る

ケース7 「法務部門」

・社内に法務部門を作られている会社様
または顧問弁護士の方に契約相談ができるようになっている会社様
・多くのお取引先様と個別契約締結が頻繁に発生している会社様
・似たような契約相談が多い会社様
・グループウエアの導入コストを負担に感じている会社様

課題と解決方法を見る

課題案件ごとにフォーマットがバラバラで管理しづらい。

・契約関係の相談など社内から多くの相談が頻繁に入り業務が追いつかない。
・契約相談は似たような相談が多い割には個々の案件ごとに契約書が異なるため、契約内容を読み解いて問題点が無いかを精査するのに時間がかかる。

解決方法RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」の活用で解決！

・相談案件ごとに納期、状態、優先度などを一覧化できます。
・進行状況や記録を一元管理できるため、作業の遅れやミスのリカバリーに迅速な対応が可能です。

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

特長3

一つひとつの相談案件ごとに表を作ったり文字を入力したり、写真を貼ることができます。

特長4

契約書のデータやスキャンした書類を貼り付けることができます。

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

おしごとルームを使った書類整理の流れ

1フォーマットの作成

法務相談の新しいルールを作成し法務相談のフォーマットを作ります。フォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理できます。フォーマットの作成後は社内に周知します。

2運用開始

相談書が届いたら、相談内容に不備が無いか記載漏れなどが無いかチェックします。問題があればメールに修正・追加依頼事項を記載して相談書のリンクを貼って送付します。相談内容に不備が無ければ、添付してある契約書案や契約相手先のホームページのリンクをたどってチェックします。
回答内容がまとまったらメールに相談書のリンクを貼って送付します。