電子帳簿保存法2022年の改正点とは？改正のポイントをわかりやすく解説
業務効率化
「電子帳簿保存法」が改正となり、2022年1月から施行されました。この改正では、電子取引における電子データでの保存の義務付けが明示される一方で、さまざまな要件が緩和されています。また電子データ保存の義務については、2年間の宥恕措置が設けられました。
今回の電子帳簿保存法の改正内容と、企業が特に注意すべき点を解説していきます。
電子帳簿保存法とは？
初めに法律の概要と改正の大きなポイントを解説します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律で、正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」。略して「電子帳簿保存法」「電帳法」とも呼ばれます。
国税関連帳簿書類（国税に関する帳簿や書類）を電磁的記録（電子データ）として保存する際の方法について定めた法律であり、従来は一定の要件にしたがって紙で保存しなければならなかった書類に関し、電子的保存を認めることで、納税者負担の軽減を図る目的で制定されているものです。
初めて公布されたのは1998年で、以降、段階的な改正により条件の緩和が実施されています。
電子帳簿保存法の対象となる書類は以下の3つに分けられます。
- 電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存）
- スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
- 電子取引データ保存（電子的に授受した取引情報を電子データのまま保存）
電子帳簿保存法改正のポイント
2022年の改正の大きなポイントは、緩和と厳格化です。
要件緩和の背景となったのは、事前承認や審査条件・申請手続きの煩雑さから電子データ保存の導入が進んでいないことが挙げられます。電子データの保存による業務効率化・コストダウンへの貢献が期待されていましたが、未だ効果が十分とは言えません。今回の改正では、電子データによる保存導入の状況改善が大きな目的となっています。
一方、電子取引にかかる保存義務については、明確化されています。電子取引として認められるものについては、タイムスタンプ付与システム、改ざんが不可であり修正・削除の履歴を参照できる仕組みで関連する書類を保存する義務を負います。
さらにデータ改ざんといった、不正行為に対する罰則の強化も盛り込まれました。場合によっては追徴課税が課される、あるいは青色申告の取り消しなどの重い処置が行われる可能性があります。
改正内容
改正内容を具体的に紹介していきます。
要件緩和
- 事前承認制度の廃止
従来は電子的に作成された国税関係帳簿、国税関係書類の電子データによる保存を行う場合、原則3カ月前までに申請し、管轄の税務署長から事前承認を受けることが必要とされていました。改正により、事業者の事務負担を軽減するため、基準を満たしていれば該当の申請は不要となります。
- タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとはある時点における電子データの存在証明となるもので、「ハッシュ値」と「時刻情報」によって構成されています。
改正ではこれまで必要とされていた紙の原本への自署が不要となったほか、付与期限が最長約2カ月と概ね7営業日以内とされました。また、データの修正・削除などの確認ができるシステムなどで保存する場合は、タイムスタンプが不要となります。
タイムスタンプについて詳しくは、「電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？基本知識と改正後の要件について解説 」の記事をご覧ください。
- 適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存において必要とされていた「社内規程の整備」「相互けん制」「定期的な検査」などの適正事務処理要件が廃止となりました。
- 検索要件の緩和
検索要件の記録項目が「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」のみとなり、税務署からの電子データのダウンロード要請への対応を可能にしている場合は、システムへの細かな要件での検索機能の確保が不要となりました。
電子取引の電子データ保存義務化
今回の改正では、電子取引に関連する書類のデータ保存について義務化の方向が示されています。ただし、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は紙の出力でも認められる、宥恕措置が取られることとなりました。
詳しくは、「電子帳簿保存法が延期？あと2年の間に何をすればいい？」の記事をご覧ください。
電子データでの保存が義務付けられる電子取引の例は以下の通りです。
- 電子メールやペーパーレスFAX、Webサイトを通じた電磁的な方式によって取引情報のやり取りを行う取引
- EDI・電子データ交換（Electronic Data Interchange）を通じ、受発注・出荷・請求・支払などの各種取引データを通信回線によってやり取りする取引
- メールにより請求書が送付される取引
- ダウンロードによるクレジットカード明細
電子帳簿保存の改正について注意すべき点
電子帳簿保存法の改正についての注意点としては、以下のようなものがあります。
- 2022年4月以前の事前承認について
電子帳簿保存法の改正以前に税務署長の事前承認を受けている企業の場合、改正以後についても引き続き承認は有効となります。その場合には改正前の要件での保存が求められるため、改正後の緩和要件を適用するためには承認取りやめの届け出書の提出が必要です。
- 罰則対象について
今回の改正では大幅な条件緩和の一方、不正に対するペナルティの強化も盛り込まれています。データ改ざんや隠ぺいなどの不正があった場合は、通常課される重加税35％に、さらに10％の加算がされることとなります。
故意でなくとも、規程を満たしていない場合は、不正と見なされて罰則対象となり得ます。そのような事態にならないよう、以下のような項目について十分に確認しておきましょう。
✓ データ保存の各要件
✓ データの保存期限
✓ 原本の保管期間
- 使用機器のシステム要件について
使用機器のシステム要件を満たしていないと、適切な保存データとして認められない場合があります。
「複合機」「メール」「EDI」「販売管理システム」「帳票管理システム」「帳票保存システム」など、通常業務に使用している機器やツールについても、要件対応が求められることに注意しなければなりません。電子帳簿保存法への対応に際しては、自社の社内システムの仕様についての精査が必要となります。
法令遵守に徹するために電子帳簿保存法の改正点を理解しよう
電子帳簿保存法の目的は、企業活動の効率化を促すものです。電子データの保存により、保管コスト・運搬コストの削減や情報管理の利便性向上、検索によるデータの活用といったさまざまなメリットが得られます。一方で各要件を満たすためには、自社の現状をすべて見直して、規程にしたがった仕様にしていく必要があります。電子帳簿保存法への理解を深めるとともに、不足している点を洗い出し、即時対応に着手していくことが求められます。
なお、法令に即した対応をしていくためには、日々の業務の中で大量に発生する電子や紙の証憑書類を適切に管理する必要があります。リコーの「RICOH Desk Navi」は、企業の資産である情報の一元管理機能により、確実な法令遵守をサポートしています。電子帳簿保存法への対応の際には、ぜひご検討ください。
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