電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？基本知識と改正後の要件について解説
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長らく紙による書類での手続きが一般的だった日本では、正式に処理された証しとして印鑑が利用されてきました。電子帳簿保存法では国税関係の書類を電子データで保存することが認められますが、その際印鑑に代わって信用性を担保するために付与されるのが、「タイムスタンプ」です。
ここでは電子帳簿保存法とタイムスタンプの基本的な知識に加え、改正によりタイムスタンプの要件がどのように変わるのかを解説していきます。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律で、正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。一般的にはこれを略して「電子帳簿保存法」「電帳法」と呼ばれます。
電子帳簿保存法で定めているのは、国税関連帳簿書類（国税に関する帳簿や書類）について、電磁的記録による保存を認めるための方法です。
従来の法律では、事業者は一定の要件に従って7年間紙の帳簿や書類を保管する必要がありました。保存の管理・整理にかかる手間、保管コストなどを鑑みて企業側の負担軽減を図る目的で制定されたのが、電子帳簿保存法です。
1998年の制定以降、近年になって著しさを増す社会のペーパーレス化への流れ、デジタル化の浸透への対応のため、段階的な改正により条件の緩和が続いています。改正を重ねながら徐々に要件が緩和されるに従い、対象となる書類の拡大、電子署名の不要化など、企業側にとって望ましい条件が整備されてきました。電子帳簿保存法により、紙書類依存からの脱却が進み、ペーパーレス化推進に貢献することも期待されます。
電子帳簿保存法の対象となるのは主に以下の3つです。
- 電子帳簿等保存（例：仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳などの帳簿類、貸借対照表、損益計算書、試算帳、棚卸し表などの決算関連書類をパソコンで作成して保存）
- スキャナ保存（例：契約書、請求書、納品書、領収書など紙で受領した書類をスキャンして保存）
- 電子取引（例：取引情報をメールやサイトからのダウンロードなどによって授受して保存）
電子帳簿保存法で認められる電磁的記録とは、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ等の記録媒体に情報として保存されるものを指します。また、電磁的記録を出力することにより作成するマイクロフィルムやスキャナにより紙媒体からデータ化されたものも対象となります。
電子帳簿保存法については「電子帳簿保存法2022年の改正点とは？改正のポイントをわかりやすく解説」「国税庁が管轄する電子帳簿保存法とは？改正における見直しポイントと実務対応 」「電子帳簿保存法が延期？あと2年の間に何をすればいい？ 」の記事でも解説しています。併せてご覧ください。
タイムスタンプとは？
上記で紹介したスキャナ保存、電子取引ではタイムスタンプによる書類の日時証明が求められています。タイムスタンプの基本的な知識と電子帳簿保存法におけるタイムスタンプについて解説します。
タイムスタンプの基本知識
タイムスタンプとは、対象のデータにつき以下の点を証明する技術です。
- 付与された時点でのデータの存在
- 付与後の改ざんがないこと
タイムスタンプは企業側が勝手に付与できるものではありません。第三者機関である「時刻認証局」を通じて時刻情報にハッシュ値を付与したタイムスタンプを発行する仕組みとなっています。
ハッシュ値とはハッシュ関数により、元になるデータから求められた固有の固定長の値です。同じデータからは必ず同じハッシュ値が得られますが、ハッシュ値から元のデータを復元することはできません。固定された値を付与することで、そのデータのある時点での存在と正当性が担保されます。
電子帳簿保存法のタイムスタンプ
電子帳簿保存法で認められている区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つですが、このうちタイムスタンプの付与が必要なのは「スキャナ保存」「電子取引」です。
自社が紙で作成した書類や、相手方から受領した紙の書類の写しをスキャナにより保存する場合には一定の水準以上の解像度や色調などのほか、タイムスタンプの付与が求められます。
また電子取引において、EDI（電子データ交換）での受発注、メール添付による各種帳票を電子データとして保存する場合などには、タイムスタンプの付与が必要です。
電子帳簿保存法改正とタイムスタンプ
電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプの要件も変更されています。電子帳簿保存法改正後の扱いについて解説していきます。
スキャナ保存に関するタイムスタンプの要件
電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプの付与期間は最長約2カ月と概ね7営業日以内に統一されました。
改正前は「受領者とスキャンする人が同一である場合」「受領者とスキャンする人が異なる場合」「業務処理サイクル方式を採用する場合」の3つのケースについてそれぞれ付与期限が定められていましたが、これが廃止され一律になったほか、付与期限も大幅に延長されています。
またクラウドの利用などで、訂正や削除の事実やその内容を確認できるような場合はタイムスタンプが不要となりました。こちらはスキャンしたものを2カ月と7営業日以内に保存した場合が対象です。
電子取引に関するタイムスタンプの要件
電子取引の保存要件として、タイムスタンプが付与された後に取引情報の授受を行うことが規定されています。2022年の改正ではスキャナの要件と同様に、データを受領した側が保存をする場合には「遅延なく」から、「最長2カ月と概ね7営業日以内」にタイムスタンプを付与できるようになりました。
電子取引では記録事項について訂正や削除を行った場合に事実確認ができるシステムか、訂正・削除ができないシステムによる取引情報の保存が必要とされています。
なお、今回の電子帳簿保存法改正では、条件が緩和された一方罰則が強化されており、スキャナ保存、電子取引いずれにおいても、隠蔽や不正修正の事実があった場合には、その事実に関して生じた申告漏れなどに対し、本来の重加算税35％に10％加重されることが盛り込まれています。
法令に則った保存の証しとなるタイムスタンプ
書類を回覧・押印した場合とは違い、電子データにはいつ誰が関与したのかの履歴が残りにくいという性質があります。タイムスタンプは保存されたデータの正当性を裏付けるものとして、付与されます。今回の電子帳簿保存法改正では、タイムスタンプの要件が緩和されることでスキャナ保存や電子取引の処理がしやすくなりますが、適合させるためには要件を満たすシステムなどの利用が求められています。
法令を遵守して正しく処理を実施していくためには、電子帳簿保存法改正の内容をしっかりと理解し、条件を満たせるような体制を整備していく必要があります。
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