メール整理は社会人の基本！メールを整理して効率的に仕事を進めよう

業務効率化

2018.10.19

メールの整理に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。仕事をしていると、日々受信メールが溜まってしまって、どれが必要なメールなのか、対処するべきものなのかわからなくなったり、確認すべきメールを見落としたりすることがあります。そんな受信メールの混乱を防ぎ、見落とし防止に役立つ整理法をご紹介します。

受信メールで困っていること

毎日たくさんのメールを受け取っていると、さまざまなトラブルが起こります。どれも、基本的にはメールが多すぎることが原因です。

量が多すぎて、処理に時間がかかる

必要なメールの数倍は、不要なメールがあると考えられます。不要なメールのほとんどは迷惑メール、メールマガジン、営業用のダイレクトメールなどです。一通ずつ確認をしていると不要なメールの処理に時間がかかり、必要なメールになかなかたどり着けません。

必要なメールが埋もれ、処理を忘れる

大量にメールがあるので、以前に送信あるいは受診したメールを探すのも大変です。
次のメールを読んでいるうちに、必要な返信を忘れるときもあります。メールボックスに大量のメールがたまってしまうと、後から返信忘れのメールに気づくこともできません。

検索がピンぼけになる

受信ボックスに多量のメールが残っていると検索も効率が悪くなります。検索ワードを考えるのに時間がかかったり、不要なメールがひっかかったりして、必要なメールが見つけにくくなるからです。

帰宅時には、すべてのメールが処理されてメールボックスが空になっているのが理想です。
しかし、実際は時間が足りなくて、未読メールが溜まって必要なメールが埋もれていることも少なくないのではないでしょうか。

メール整理のポイント

一般的な「メール整理」では、メールを分類して不要なメールを削除します。どのように分類すればよいのか、ポイントを紹介します。

メールは「どう処理するか」で分類する

メールの分類の鍵になるのは、プロジェクトや発信者ではありません。処理の仕方です。
次の3つのフォルダを作成し、すべてのメールは読んだらいずれかのフォルダに入れます。これでメールボックスを常にすっきりさせることができ、見落としや処理忘れもなくなります。

要処理フォルダ

返信、電話、書類作成など、何らかの処理が必要なメールを保存するフォルダです。処理の必要なメールだけを残すので、処理し忘れることがありません。
返信が必要なメールはできるだけ早く返信し、他のフォルダに移動します。
別な処理や情報を待っているものは要処理フォルダに残しておけば、処理待ちであることがわかり、見落としません。
重要なメールには重要度「高」のマークをつけ、優先順位をはっきりさせることで、効率的に処理できます。

一時保存フォルダ

保留状態のメールを置いておくフォルダです。返信済みのメールや進行中のプロジェクトに関するメールなど、参照の可能性があるメールを保存します。
フォルダ内をプロジェクトごとに分けずに、必要なメールは検索するようにして、処理をシンプルにします。
一時保存フォルダは、定期的に整理して不要なメールを削除しましょう。

ゴミ箱フォルダ

メールボックスに標準搭載されているゴミ箱です。削除するメールを保存し、ときどき空にします。
メールマガジンなど、保存の必要がないものは読んだらすぐに削除しましょう。

種類ごとの分類は難しい

メールの整理は「プロジェクトごと」「送信者ごと」に分類するのが一般的ですが、この方法はおすすめしません。細かく分類しすぎて迷ったり、プロジェクトや送信者が複数にまたがるメールの分類に困ったりして、後でどこに入れたかわからなくなってしまうからです。そのうちに分類自体が面倒になり、結局、メールボックスが混乱状態にもどってしまいます。
また自動振り分け機能に頼りすぎるのも混乱のもとです。自動振り分け機能で大まかに区分けする程度なら便利に使えますが、自動的にフォルダに振り分けされてしまうと、重要なメールにも気づかない可能性が高まります。手動なら、一度はすべてのメールを読むことになり、必要なメールを見のがす危険がありません。
ポイントは、分類はできるだけシンプルにすることです。作業が単純であるほど挫折せずに続けられます。プロジェクトや送信者に関係なく、処理方法で分類する方式なら、処理を忘れることもありません。

不要なメールはすぐに削除する

メールマガジンやダイレクトメールなどは一度読んだら不要なので、すぐに削除します。後で読もうとすると、溜めこんでしまうからです。
メールマガジンはバックナンバーを読むことができるものもあるので、1ヶ月以上前のものは削除します。あまり読まないメールマガジンは配信停止しましょう。
会合やイベントなど日時指定のメールは当日が過ぎたら削除します。報告書を作成するなら、要処理フォルダに残しておきます。

保存したい情報はどうする？

添付ファイルはダウンロードして、各プロジェクトのフォルダに保存します。メールのままでは取り出しにくく、誤って削除する危険もあるからです。
規約、契約関係、書類のテンプレートなど、長期保存しておきたい情報は、メール以外の方法で保管します。クラウド上のデータベース、自分のディスク、PDFなど、情報の種類により保存方法を選びましょう。
メールマガジンなどで参考になる情報があれば、必要な部分だけをPDFやEvernoteなどに保管すれば、すぐに参照できます。

メールを効率的に処理するためのルール

メールを効率的に処理して、整理された状態が保持できるようにするための工夫をご紹介します。

処理の時間やルールを決めておく

仕事の合間にメールチェックしていると、仕事に集中できません。朝一番や昼食後など、時間を決めてまとめて処理しましょう。毎日処理していれば、あまり溜まりません。
分類方法や削除の基準もあらかじめ決めておきます。

返信用テンプレートを作る

返信用に、最初の挨拶や署名だけのもの、定期的に使う連絡事項の見出しを入れたものなど、いくつかのテンプレートを作っておくと、素早く処理できます。

受信する場所をまとめる

チェックしなくてはならないメールボックスがいくつもあると、必要な情報を見落としがちです。そこで、メールを受信する場所をひとつにまとめると、見落としにくくなります。
Gmailは@gmailの、Macの「Mail」は@icloud.comや@mac.comのメールを受信するために使っている人が多いものですが、他のアドレスのメールを受信するメールクライアント（メールを受信するアプリケーション）としても使用できます。ひとつのメールクライアントに統一すれば、メールチェックも楽になります。社内の業務システムのメール機能にまとめることができれば、そちらでもいいでしょう。モバイル対応のメールクライアントに統一すれば、移動などの空き時間にメールを処理できます。