課題を効率よく解決する「課題管理表」の作り方と、運用のポイント

課題を効率よく解決する「課題管理表」の作り方と、運用のポイント

業務効率化

仕事をしていると、日々さまざまな課題が発生します。その課題を効率よく解決するためには、「課題管理表」を作成し、それに沿って進めていくのがベストです。ここでは、はじめて課題管理表の作成・運用に取り組む人でも無理なく実践できるように、簡単でわかりやすい課題管理表の作成・運用方法をご紹介します。

課題管理表を作成する目的とは? 

課題管理表を作成すると、いったいどんなメリットがあるのでしょうか? 課題管理表を作成する目的には、次の4つがあります。

  • チーム内の課題が何なのかを、全員が共有できるようになる。

「業務のこの部分を改善する必要がある」と思っても、自分がわかっているだけでは、チームのメンバーと課題を共有することができません。課題管理表を作成することで、チーム内の課題が明確になり、お互いに改善の意識を持って仕事に取り組むことができます。

  • チーム内の課題を解決するために、何をしたらよいのかがわかる。

課題管理表に課題の内容と解決策が明記されていることで、チーム内の課題を解決するために、自分が何をしたらよいのかが明確になります。また、課題を見つけた人が解決策を持っていない場合でも、他のメンバーからの提案が、解決策になることもあるでしょう。

  • チーム内の課題を全員が認識することで、よりスムーズに解決することができる。

チーム全員で課題の解決に向けて行動することで、よりスムーズな課題の解決につながります。また課題解決の優先順位を明確にすることによって、より優先度の高いものから順に効率よく解決していくこともできます。

まずはPMBOKで、成功のコツやノウハウをつかむ

課題管理表を作成する前に、まずはPMBOK(ピンボック/Project Management Body of Knowledge)を見て、プロジェクトマネジメントを成功させるコツやノウハウを学びましょう。

PMBOKとは、プロジェクトマネジメントに関するノウハウや手法を体系立ててまとめたもの。アメリカの非営利団体PMIがガイドブックを発表し、現在はプロジェクトマネジメントの世界標準的な存在となっています。プロジェクトの立ち上げから計画、実行、監視・管理、終結までのプロセスを、総合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理といった10の管理エリアに整理し、体系立てて説明されているので、課題管理表を作成するうえで大いに参考になります。

課題管理表に必要な基本項目

課題管理表の項目は、チームの構成やプロジェクトの内容によってさまざまですが、主に次のようなものが挙げられます。

  • 課題番号
  • 課題のタイトル
  • 優先度
  • 完了条件
  • 記載日
  • 起票者
  • 担当者
  • 課題の詳細

課題が発生した経緯、影響範囲、解決策案(2案以上)、解決策を選んだ理由

  • 期限
  • 完了日

「この項目は必要ない」「この項目を新たに入れたほうがいい」といった話し合いをチーム内で設け、より使いやすい形にカスタマイズして作成しましょう。

課題管理表のサンプル

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課題管理表をスムーズに運用するためのポイント

「課題管理表を作ったのはいいけれど、メンバーが使っていない」というようなことになってしまうケースも、少なくありません。そのようなことにならないよう、課題管理表をスムーズに運営するために、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

優先順位の高いものから順に解決していく

同じ課題でも、緊急に解決する必要があるものもあれば、ある程度先になってからでも問題ないものもあります。課題管理表に優先度の高さを明記し、解決を急いでいるものから先に実行していくことが大切です。

課題の解決に向けて起こりうる可能性を、すべて洗い出す

課題を設定したら、それに対して「どんな解決策があるか?」を考えると共に、実行することによって「どんな効果が得られるか?」「どのぐらいのコストがかかるか?」「新たな課題は生まれないか?」といったことを、可能な限り洗い出す必要があります。

課題の解決に向けて起こり得る可能性をすべて洗い出すことで、確実に進めていくことができます。

メンバーのだれもが使いやすい管理表を作成する

いくら立派な課題管理表ができても、メンバーがそれを使わなければまったく意味がありません。「どうすれば無理なく続けられるか?」をよく考えたうえで、継続させることを第一に、課題管理表を作成・運用することをお勧めします。

課題管理表の作成は、プロジェクトマネジメントの基本

プロジェクトの課題を見つけ、解決に向けてチーム全員でしっかりと管理をする「課題管理表」の作成は、プロジェクトマネジメントの基本とも言えます。企業の中には「プロジェクトマネジメント」という考え方自体がまだ社内に浸透しておらず、メンバーがなかなかなじめずに戸惑うケースもあるかもしれません。

しかし、焦ることはありません。課題管理表によって目前の課題がスムーズに解決する体験を何度かすることで、少しずつチームの間に浸透していくことでしょう。まずはチャレンジすることから始め、一歩ずつ無理のない足取りで進んでいくことが大切です。