PCのファイル整理は得意ですか?コツをつかんでファイル整理の達人に!

PCのファイル整理は得意ですか?コツをつかんでファイル整理の達人に!

業務効率化

仕事で毎日使っているパソコン内のファイルやフォルダの整理はうまくできていますか? ペーパレス化が進んで一見デスク回りはすっきりしているものの、パソコンのフォルダ内では紙のファイルが乱雑に積み重なっているのと同じ状態になっていませんか? 必要なファイルをどのフォルダに保存したのか忘れたり、フォルダ内に不要なファイルまで保存されていて、どれが使えるファイルなのかわからなくなったり、あとで整理するつもりのファイルがデスクトップに溢れていたり。こういう状況は人ごとではありませんね。そこで今回は、パソコンのファイル整理のコツや、便利なツールをご紹介します。

ファイルを整理するメリット

パソコン内のファイルを上手に整理するコツをご紹介する前に、なぜファイルの整理が必要かを考えてみましょう。ファイルを整理することで得られるメリットとしては、つぎのようなものがあります。

  • 使うファイルがすぐ見つかり、仕事が効率的に行える。
  • 必要なファイルを誤って削除してしまうことを防止できる。
  • 複数の人で、ファイルを共有しやすくなる。
  • ファイルが整理され、必要な資料が視覚化されることで頭のなかも整理できる。

ファイル整理のコツ

パソコンのファイル整理は紙の文書をファイルで整理するのと同じ考え方で行います。例えば、取引先別、案件別、作業分野別など、まず目的や用途別に分けたフォルダを作り、種類ごとに格納します。ここまでは基本です。種類で分けたフォルダを、さらにサブフォルダでうまく整理できるか否かで、ファイル整理の達人か否かが別れます。達人になるためのコツは以下の5項目です。

サブフォルダ分類の一貫したルールを決める。

サブフォルダを作成するときは、その場の思いつきではなく、一貫した分類ルールを決めておきましょう。例えば、顧客別に分けたフォルダのサブフォルダは、「顧客情報」「注文書」「納品書」と3つくらいに分け、必要に応じてサブフォルダ内をさらに分類します。ポイントは細かく分類しすぎないこと。サブフォルダは3つに分けると決めたら、仮に保存するファイルがなくてもどのフォルダにも3つの同じ名前のサブフォルダを作成しておくことが必要です。一貫性が保たれて、整理もしやすくなります。

ファイル名の頭に数字を入れる。

フォルダに保存されたファイルは、数字が入っている場合は数字の小さい順(大きい順に並べるように設定することもできます)に表示されます。ファイルやサブフォルダを時系列に並べたい場合は、日付を入れるよりむしろファイル名の頭に01.xxxx、02.xxx、といった数字を入れておくと、数字の順番にファイルが表示されるので、新旧の見分けがつきやすくなります。

使わないファイルを定期的に掃除する。

サブフォルダを作ると安心してそこに何でもかんでも保存してしまい、いつのまにかファイルがたまって整理が大変になることがよくあります。かといって、頻繁にチェックして要らないファイルを掃除するのも大変です。定期的にファイルの要不要を調べ、不要なものは捨てましょう。例えば、重複して保存しているファイル、プロジェクトが完了して時間が経っているもの(ただし、これは作業記録として削除できないので、外付けのHDDなど他の保存場所に移します)、作業の経過ごとに保存していた途中経過のファイルなどが捨てることを検討すべきものです。

一時保存用のフォルダをデスクトップに作成する。

プリント用、メール添付用など、その場限りしか使わないファイルはそのままデスクトップに保存せず、一時保存専用のフォルダをデスクトップに作成してそこに保存しましょう。また基本的に一度しか使わないファイルであることを前提にして、定期的に一括削除してしまうことも必要です。

頻繁に使うフォルダをピン止めする。

せっかくきれいに整理しても、フォルダには保存が目的のファイルと、頻繁に使ったり参照したりするファイルが混在することになります。よく使うファイルやフォルダは、タスクバーやエクスプローラーに常時表示しておく(Windowsの場合はピン留めしておく)と、いちいちサブフォルダまで開いて探す手間が省けます。

ファイル整理に便利なツール

パソコン内のファイルは、上記の基本的なコツに従えばすっきり整理されますが、整理するのにファイル整理ツールを活用する方法もあります。便利なツールをご紹介しましょう。

Flexible Renamer

これまで特定の基準もなく思いつくままの名前をつけていたファイルを整理するのは大変ですが、このソフトを使うと、ファイル名を一括して変更することができます。名前を変更する条件は30種類近く用意されており、間違ってファイル名を変更してしまった場合に元のファイル名に復旧する機能もあります。
https://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se131133.html

FenrirFS

分野別に整理をしても、そのフォルダのなかには、完成して保存しておくファイルや、作業途中でまだ変更を加えるファイルなど、ファイルにはさまざまな段階のものが存在します。そのように段階の異なるファイルにラベルをつけて管理すれば、一目瞭然に稼働中のファイルなのか、完成保存しているファイルなのかが把握できます。こうした整理に便利なソフトがFenrirFSです。ファイルにラベルをつけて分類することができます。ラベルには色付けも可能なため、より視覚的な整理をすることができます。
https://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/

Fleekdrive

同じファイルを複数の人で作成・更新する場合に便利な、クラウドのファイル管理ソフトです。放っておくとたまる一方の使っていない古いファイルも保管する範囲を設定しておくと自動的に整理してくれます。また、ファイル名だけでなく文書内の文字列での検索も可能。ファイルが更新されると関係者に自動的にメールで通知される機能もあります。
https://www.fleekdrive.com/

Organize My Files

ファイルをフォルダごとに整理しても、フォルダ内の文書が増えてくるとその整理が大変になります。それらを特定の条件で自動的に整理してフォルダ分けするソフトです。指定したフォルダ内にある種類もサイズもバラバラなファイルを、種類(画像なのか、テキストなのか)によって分けてくれます。また、拡張子(どんな性質のファイルか)によって分けることもできます。そのほか、更新日時によって、ファイルのサイズによってなど、分類方法を選択するだけです。ファイル整理のビギナーにおすすめのツールといえます。
https://www.gigafree.net/utility/classify/OrganizeMyFiles.html

Ridoc Desk Navigator V4

複合機などのオフィス機器やドキュメント管理システム等と連携できるツールです。社内での文書共有、社外とのファイル交換がスムーズにできます。また、Microsoft Officeなどで作成したファイルをPDF・JPEG・TIFFなどの形式に変更する機能もあります。複合機やドキュメント管理システムなどと連携できるため、パソコン1つでファイルの一元管理が可能です。
https://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/rdnavi4/

まずは基本とコツをつかんでファイル管理をはじめましょう

デキる人はファイル整理も得意で、効率よく仕事を進めていることが多いでしょう。文書や報告書を作成するときに参照するべきファイルや最新の情報がすぐに見つかれば、作業もスピーディーにできます。ファイル整理は、コツさえつかめば難しいものではありません。便利なツールも利用して、ファイル整理の達人を目指しましょう。

参考: