5大クラウドストレージ、ビジネスで使うならどれを選ぶ？事業継続に強いのは？

クラウド活用

2021.11.24

個人でもビジネスでも、クラウドストレージを使うユーザーが増えています。しかしビジネスに使う場合は、個人がプライベートで使う場合とは選ぶポイントが異なるはず。もちろん、利用するクラウドストレージも個人ユーザーとは異なってくるでしょう。ビジネスで使うクラウドストレージの選び方やおすすめのクラウドストレージについて、特に事業継続計画に強いことをポイントに紹介します。また、クラウドストレージの活用を踏まえたうえで、さらに一歩進んだ業務環境の効率化やリモートワークが増えるなかで活用したい業務ポータルソフトウェアの特長とメリットについても紹介します。

ビジネス用のクラウドストレージとは

クラウドストレージとは、クラウド上で提供されている、ファイルを保存・共有するためのディスクスペースです。オンラインストレージ、オンラインファイルサーバーなどとも呼び、主に素材やファイルのやり取りに使われています。決まったメンバーでいつでも同じフォルダやファイルを共有し、操作できるので、チームでの作業に便利です。

クラウドストレージを仕事に使うメリット

BCPに有効

最近は自然災害や事故でデータが消失し、企業活動が途切れるリスクを想定しなくてはなりません。クラウドストレージは、BCP（事業継続計画）に活用できます。クラウドストレージを導入すれば、本社が災害や事故に遭っても資産であるデータは離れた場所にあるデータセンターに安全に保存されています。そのため復旧も早く、それまでと変わらずに事業を遂行することが可能です。サービスによっては自動的にバックアップを取る設定も追加できます。

いつでもどこからでも使うことができる

プロジェクトメンバー全員が出社できず別の場所にいても、インターネット接続環境さえあれば、それまでと同じように作業を進められます。クラウドストレージを導入すればリモートワークやテレワークを簡単に導入できるので、トラブルがあっても安定的に事業を継続可能です。

1つのファイルを共同で操作できる

クラウドストレージなら、メンバー全員で容易にファイルを共有できます。サービスによっては履歴ファイルを保存しているため、つねに最新のファイルを使用することができ、ミスを減らすことも可能です。またオンラインで直接ファイルを操作することもできます。

プラットフォームやデバイスを問わずファイルを共有できる

クラウドストレージは多くのOSに対応しているため、PCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで共有し、操作することが可能です。いつでもどこからでも作業ができるので、業務効率化が進みます。

容量の大きなデータでも安心して使える

クラウドストレージなら、メールで送れないような容量の大きなデータも相手の環境に関係なく容易にやり取りでき、文字化けの心配もありません。

アクセス制限も自由

クラウドストレージはアクセス権限を細かく設定することができます。またアクセスログ監視機能や暗号化機能などもあり、セキュリティを強化することが可能です。

企業で使うクラウドストレージは個人向けでもいい？

個人向けのクラウドストレージには無料や安価なものが多く、社員が個人的に使っているものも多いため、企業が利用するケースもあります。しかし、企業が利用するのであれば、有料でも法人向けのサービスを利用しましょう。法人向けのサービスはセキュリティが強化されているほか、大人数でも使いやすくなっているからです。

企業アカウントが必須で2段階認証など堅牢なセキュリティがある
ひんぱんな自動バックアップや履歴管理などトラブルに備えた機能がある
利用できる容量や人数が多い

ビジネス用クラウドストレージの選び方

法人向けのクラウドストレージサービスはどのように選べばよいのでしょうか？　BCPを重視するのであれば、次のようなポイントで選ぶとよいでしょう。

容量

クラウドストレージには、保存しておきたいデータをすべて保存しておける容量が必要です。ビジネスで発生する文書には、文章だけでなく、図、グラフ、写真などさまざまな形のデータがあります。BCPを重視するのであれば、すべてのデータおよびそのバックアップを保管できる容量を見積もりましょう。

機能

利用するクラウドストレージサービスや契約するプランによって、機能に違いがあります。特に、容量、バックアップに関する機能、アクセス制限、管理機能などはプランにより変化するので、注意が必要です。

マルチプラットフォームやマルチデバイスには、ほとんどのサービスで対応しています。ほかに、自社に必要な機能を満たしているか確認してください。

料金

法人向けのクラウドストレージは有料プランのみのサービスがほとんどです。しかし個人向けのクラウドストレージにはない機能も多いので、法人向けのプランを利用するほうが安心といえるでしょう。初期費用や毎月のランニングコストは、利用する人数で変わることが多いので、自社の使用状況に適した内容で見積もることができます。

マルチプラットフォーム、マルチデバイス

PC、スマートフォン、タブレットなど、どのような端末で使用したいかを決めておきましょう。端末が対応していても、OSやブラウザのバージョンにより使用できないこともあるので、確認が必要です。

セキュリティ

法人利用ならセキュリティは重要なポイントです。ウイルス対策、暗号化、ワンタイムパスワード、2段階認証、アクセス制限、アクセスログ解析など、必要な機能をリストアップし、どこまで対応しているか確認しましょう。BCPを重視するのであれば、データ消失防止やバックアップについても確認が必要です。

操作性、インターフェイス

使い慣れていない人でもわかりやすく、直感的に使えるインターフェイスのものを選びましょう。最も使い慣れていないユーザーを基準にすることが必要です。

サポート体制

法人向けは通常、個人向けよりも手厚いサポートがあります。しかしクラウドストレージサービスの多くは海外製で、日本のユーザーからは使いにくいところもあります。自社に必要なサポートを提供してくれるところを選びましょう。

おすすめのビジネス用クラウドストレージ5選

企業が法人向け有料プランで利用するときにおすすめのクラウドストレージを5つ紹介します。

Dropbox Business

老舗のクラウドストレージで、全世界で5億人以上のユーザー実績があります。さまざまな形式のファイルを扱うことができ、拡張機能も豊富で、Microsoft Office、ChatWorkやWordPress、freeeなどさまざまなサービスともシームレスに連携しています。2段階認証やログ監視機能、デバイスデータの遠隔削除、暗号化など、セキュリティも強力です。ビジネスプランには、次の3種類があります。

Standard：1,250円/月
Advanced：2,000円/月
Enterprise：要問い合わせ

公式サイトはこちら　Dropbox Business

OneDrive

Microsoftが提供しているクラウドストレージで、Windows 10やMicrosoft Officeとシームレスに連携しています。Microsoft Office 365を利用していれば、機能の一部として利用可能です。Microsoft Officeの自動保存をオンにしたときは、このOneDriveに保存しており、チームでのファイル共有や編集作業もスムーズです。さまざまなOSで専用アプリが用意されています。

法人利用のプランには、Microsoft Officeつきのプランとなしのプランがあります。

OneDrive for Business Plan 1（Microsoft Officeなし）：540円/月
OneDrive for Business Plan 2（Microsoft Officeなし）：1,090円/月
Office 365 Business Premium（Microsoft Officeつき）：1,360円/月

公式サイトはこちら　OneDrive

Google Drive Enterprise

Googleが提供しているクラウドストレージGoogle Driveの法人向けサービスです。さまざまな形式のファイルの保存に対応しています。ビジネス版のGoogle DriveはG Suiteの一部で、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどとシームレスに連携し、ファイルの共有や共同作業も容易です。専用アプリもありますが、ブラウザからも簡単に利用できます。

プランは1種類で、1ユーザーあたり8ドル/月＋1ドル/25GBとなっており、必要な分だけ使うことができます。

公式サイトはこちら　Google Drive Enterprise

Amazon S3

Amazon S3（Amazon Simple Storage Service）は、Amazonの提供しているクラウドサービスであるAWSのストレージサービスのひとつです。高いパフォーマンスと可用性、強力なセキュリティに定評があり、AWSを利用したシステムの多くで、ストレージとして使われています。データを保存する場所（リージョン）は自分で選ぶことができます。例えば、東京リージョンを選んだ場合は、リージョン外にデータが出ることはないので、日本国内に保存されることになります。Amazonのアカウントがあれば、1年間無料で試用可能です。

Amazon S3にはストレージ以外の機能はついていないので、ほかの機能が必要ならば、ほかのAWSのサービスと組み合わせてシステムを構築しなくてはなりません。AWSからはほかのストレージサービスも提供されているので、最も自社の使い方に合ったものを選んでください。

料金は利用した分だけ支払います。東京リージョンであれば、最初の50TB/月は0.025USD/GBです。

公式サイトはこちら　Amazon S3

box

boxは法人向けのクラウドストレージサービスで、世界で最大のシェアを持っています。プランにかかわらず容量無制限で利用可能なのがポイントです。法人向けなのでチームで使いやすく、細かいアクセス制限やログ監視機能など高いセキュリティを持っています。さまざまな形式のファイルを扱うことができ、連携可能なほかのサービスも豊富です。シンプルなインターフェイスで日本語化されているので、慣れないユーザーでも使いやすいでしょう。法人向けプランは次の4種類です。

Starter：550円/月/ユーザー
Business：1,800円/月/ユーザー
Business Plus：3,000円/月/ユーザー
Enterprise：要問い合わせ

公式サイトはこちら　box

ファイル転送だけなら専用サービスもある

データの保存は必要なく大容量のファイルを転送するだけなら、ファイル転送専用サービスを利用する方法もあります。外部の業者とファイルを共有するときなどに便利です。例えば次のようなサービスがあります。

ギガファイル

ユーザー登録が不要で、気軽に大容量のファイルを無料で転送できます。転送できるファイルやフォルダは1回1ファイル200GBまでですが、複数回利用できるので、実質的には無制限です。転送を通知するメールを送ったり、パスワードを設定したりすることもできます。転送したファイルは、アップロード後7日から、最大60日間ダウンロード可能です。
公式サイトはこちら　ギガファイル

データ便

ユーザー登録不要で500MBまで無料のライトプラン、会員登録すれば1GB（アンケート回答の場合は2GB）まで無料でファイルを転送できるフリープラン、有料で転送容量無制限のビジネスプランの3種類があります。それぞれ容量、セキュリティなどの機能が異なります。転送を通知するメールを送ったり、パスワードを設定したりすることは、すべてのプランで可能です。
公式サイトはこちら　データ便

機能もインターフェイスもさまざまなので試してみよう

一口にクラウドストレージサービスといっても、意外に機能やインターフェイスは異なります。ビジネス用といっても、業種や企業規模、業務フローなどで、どのクラウドストレージが合うかは異なるはずです。ほとんどのクラウドストレージサービスは、法人向けの有料プランでも、一定期間は無料で試すことができます。気になったものを試してみて、合うものを選びましょう。

リモートワーク推進のなか、クラウドストレージ活用だけでは不十分？

クラウドストレージの活用は、ファイル共有を行える、大量のデータを保存して置けるなど多数のメリットがありますが、保存しているデータやファイルを整理しにくい点、また検索性の低さなど、使いにくいと感じることも少なくありません。とくにチームで作業することの多いプロジェクトやオフィス以外でも作業の進捗確認などが必要な業務を考えるならクラウドストレージだけで対応するのは不便に感じることもあるでしょう。

例えば、クラウドストレージに共有したいデータを保存しておいたとしても、コミュニケーションが不足しがちなリモート環境下での作業は、チームメンバーとの意思疎通が十分でなく、共有データが十分に活かせないことがあります。こうした使いにくさを改善するための方法として活用したいのがRICOH Desk Naviです。

https://office.solution.ricoh.co.jp/products/desknavi/feature