ナレッジ共有ツールの種類と導入メリット、実施のポイントをまとめて解説
クラウド活用
企業にはそれぞれ独自の経験やノウハウがあります。しかし、そのすべてが企業経営に活かされているわけではありません。ナレッジ共有は、個人レベルにある知識やスキルなどの情報を組織全体で活用するための取り組みです。
ここではナレッジ共有の基本と、実践するうえでの有効策となるツールの導入について解説していきます。
ナレッジ共有とは
初めにナレッジ共有の基本的な考え方と必要性を解説します。
企業におけるナレッジとは
「ナレッジ」とは英語の“knowledge”で、直訳では知識を意味します。ビジネスにおいては組織に価値をもたらす有益な情報のすべてを指し、企業内に潜在するものを含めた業務上の知識や経験、ノウハウ、スキル、テクニック、知見、事例などの幅広い概念です。
ナレッジ共有の必要性
現代は人材の流動性が高まり、働き方が多様化しています。過去の時代と比較すると、ナレッジ共有や次世代への継承がしづらい環境となってきています。
ナレッジ共有が適切に行われることにより、ナレッジを個人レベルから組織レベルに引き上げられ、より有用で価値のある経営資源となります。
知識やノウハウなどの円滑な継承を可能とするためには、個人や一部の範囲のみで知られてまだ言語化されていない暗黙知から、言語や図を用いてより客観的にブラッシュアップされた形式知へと置き換える必要があります。
継続的なナレッジ共有が実現すれば、人材の流動化が激しい時代でも、企業にとって価値ある知識を蓄積できます。
優れた知識やノウハウなどを社内で共有することにより、企業力の底上げに貢献するでしょう。効率的、合理的に業務が遂行され、最終的には生産性の向上につながることが期待されます。
ナレッジ共有ツール導入のメリット
ナレッジ共有を実現するうえで、有効策となるナレッジ共有ツールについて解説します。
ナレッジ共有ツールとは
ナレッジ共有ツールとは、企業内の膨大な情報を効率的に社内共有するためのツールです。ナレッジを整理・編集・共有できる機能を搭載し、検索性に優れており、情報の更新作業も容易です。
ナレッジ共有ツールにはその搭載機能によって多種多様なタイプが存在していますが、大きくは以下4つの種類に分類できます。
- ヘルプデスク型：
よくある質問に答えるFAQタイプで、業務にありがちな疑問に関してスピーディーに回答を提供します。社内でよくあるFAQをナレッジデータベースへまとめておくことで、上司や先輩社員の負担を軽減することも可能です。
- ベストプラクティス共有型：
過去の成功事例やトップセールスを維持する社員、優秀な技術者などの思考や行動パターンを形式知として提供するツールです。実際に成果が出ている思考や行動を軸とし、組織全体の能力の底上げに役立ちます。
- 業務改善型：
知識の蓄積から改善策を見出していくためのツールです。成功例を多面的な角度から分析し、より成果向上につながる業務の進め方を提案する機能を持ちます。例えば、顧客のニーズに対してどのように対応していけば、高い満足度が獲得できるかといった、プロセスの転換点において役立ちます。
- 分析・戦略型：
集積された知識を分析し、合理的な経営判断につなげるツールです。事例から同様の状況下にあった場合の最良策を見出す、業務全体を俯瞰しプロセスにおけるムダの排除を行うなど、企業運営の強化に貢献します。
ツール導入のメリット
ツール導入の主なメリットとしては、以下のようなものがあります。
- ノウハウの蓄積：
業務上の知識が属人化することなく、共有・還元されるのを容易にします。高スキル人材やベテランの離職に際しても、社内にそのノウハウが知識財産として蓄積され、後の業務に活かされます。文書のように散逸したり埋もれたりする心配がなく、検索性に優れます。
- 教育コストの削減：
教育担当者の負担を軽減します。いつでもナレッジを閲覧できるため、自主的な学習にも活用可能です。質問、確認、回答にかかる時間や人的コストの削減につながります。
- 業務効率化：
ちょっとした疑問、業務フローの確認、書類のフォーマットや過去例の検索など、業務上必要とされる知識確認のための時間短縮ができます。担当者への問い合わせを減らし、コア業務へ集中しやすい環境を提供します。
- スキル平準化：
基本的な知識・ルールの共有、スキルの習得、引き継ぎ時の不備防止などでミスを減らすほか、均一な知識レベルを土台とする業務体制が確立します。より高次のレベルに引き上げるために、ベースとなる考え方を学ぶことができます。
ナレッジ共有を成功させるポイント
ナレッジ共有を成功させるためには、社内全体での理解と環境の整備が求められます。主なポイントは以下のとおりです。
- アウトプットの促進：
ナレッジを蓄積していくためには、潜在する知識の「収集」が重要です。個々人の暗黙知を形式知に変換していくために、いかにアウトプットさせるかという点がポイントとなります。
個人的には知っていて当たり前と思い込み、あえて外に出さないというケースも考えられます。「この程度のこと」といったような心理的なハードルを下げ、メモ書きや心覚えレベルで簡単にアウトプットできる仕組みを提供することで、漏れのないナレッジ収集を実施していきます。
ナレッジ共有に関して社内に広くアナウンスしながら、自社貢献のためにも知見の提供を呼び掛ける取り組みが必要です。
- 社内にナレッジ共有を浸透させる：
全社でナレッジ共有やナレッジマネジメントの重要性が理解できていないと、上部層だけの空回りになりかねません。ナレッジ共有と企業経営とのつながり、所属意識・貢献感といった点について、社内へ意識喚起していく必要があります。
理解浸透のため、経営層からの発言、部署内での日常的な利用促進、勉強会やセミナーの開催など、積極的に働きかけていきます。
ナレッジマネジメントについて詳しくは、「ナレッジマネジメントとは？知的財産を創造し企業力を高めるための手法」をご覧ください。
- ナレッジ共有推進者やチームをつくる：
ナレッジ共有の施策を継続していくためには、ナレッジ共有を推進する部門を設置する必要があります。ツールの利用率、ナレッジの活用について定期的な評価を行い、軌道修正を重ねながら進めます。
積極的な活用を促進するために、ナレッジ共有による具体的な成果や好事例を社内に提供していくことも大切です。
- 自社にあったツールの選定：
単にナレッジ共有ツールを導入しても、確実な効果は期待できません。導入に際しては、自社にとってどのような種類のツールが有効なのかを十分に検討し、利便性の高い機能を搭載したツールを利用することが重要です。
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メリットを理解し、ポイントを押さえてナレッジ共有を進めよう
ナレッジ共有は、社内に幅広く経験値やノウハウを浸透させ、業務の質を高める有効策です。ナレッジ共有によってもたらされるメリットは多数ありますが、社内の一部のみが理解していても意味はありません。暗黙知として潜在している知識を掘り起こし、形式知に変換した後、それらが活用されて初めて成功と呼ぶことができます。全社的にナレッジ共有への理解促進を図り、利用しやすいツールを選定するなど、成功するポイントを意識して取り組んでいく必要があります。