社内Wikiとは？概要やメリット、導入の流れを紹介
クラウド活用
社内での情報共有がうまく進まないと悩んでいませんか？ メールやチャット、掲示板などでの情報共有では、時間が経つと情報が流れたり分散したりすることも多かったのではないでしょうか。
そんなときは社内Wikiの作成をおすすめします。社内Wikiを整備すれば、必要な情報を集約して長く保存することが可能です。それによって社内での情報共有が進み、業務効率化にも役立ちます。
ここでは社内Wikiの概要やメリット、導入の流れなどについて説明します。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、文字どおり社内の情報を集約したWikipediaのようなものです。社員が誰でも業務に必要な情報を書き込み、蓄積し、編集、検索、閲覧することが可能です。
社内Wikiがあれば、業務に関するノウハウを共有したり事務作業や手続きの方法を調べたりすることも容易になり、業務効率化にもつながります。
なぜ社内Wikiが必要なのか
社内の情報を共有してうまく活用するためには、長期保存と一元管理が必要です。社内Wikiがあれば、情報を長期に蓄積して一元管理することが可能になります。
- 長期保存
社内の情報を共有・活用するには、必要な情報を間違えて削除したりせずに長期的に保存しておく必要があります。長期保存が必要な情報とは、再利用する可能性が高いストック型の情報です。例えば、業務に関するノウハウや議事録、マニュアル、テンプレートなどがストック情報にあたります。
社内Wikiを利用すれば、ストック情報の蓄積と再利用が容易になります。
- 一元管理
社内の情報を共有し活用するには、必要な情報を散逸させないために一箇所にまとめておく必要があります。従来はチャットやメールで情報を共有することも多く、時間が経つとなくなったり埋もれてしまったりするケースがありました。
社内Wikiを利用すればすべての情報を集約して管理でき、紛失したり埋もれたりするリスクを低減できます。
社内Wikiの機能
社内Wikiには、一般的に次のような機能が求められます。
- マニュアル、FAQなどの作成と保存機能
これによって業務に必要なナレッジ（知識やノウハウなど）を共有できます。
- ファイルを集約して保存する機能
Word文書、Excel文書、PowerPointのスライド、動画、音声など、さまざまなデータ形式のファイルを一元的に保存し、管理できます。
- 文書の検索・閲覧機能
システムによっては、タイトル、タグ、ファイル形式などの属性から、ファイルのなかの単語まで検索できます。
- フォルダで情報を整理可能にする機能
フォルダ分けすることで、部署やプロジェクト別にデータを整理することができます。
- メッセージ送信機能
ファイルに関するメッセージや質問を送ったり、それにコメントやリアクションを返したりすることができます。
- アクセス権限を設定する機能
部外秘、関係者以外閲覧禁止、管理職のみ閲覧可能など、ファイルやフォルダごとに細かくアクセス権限を設定できます。
- マルチデバイス対応機能
アクセス権限のあるユーザーなら、PCだけでなくモバイル端末からも使えます。それによって、テレワークのときに利用することも可能です。
- セキュリティ対策
業務に関するファイルが保存されているので、社外への情報漏えいは防がなくてはなりません。そのためには、セキュリティ対策も重要です。
社内Wikiのメリット
社内Wikiを導入するメリットを紹介します。
- 情報を一元管理できる
情報を一元管理できることが最大のメリットです。情報を探す際には、社内Wikiを探せば良いため、どこにあるか迷うことがありません。
- 属人化を防止できる
社内Wikiでナレッジを共有することで、業務の属人化を防ぐことができます。情報を共有することで業務の品質に問題があればすぐに誰かが気付き、アドバイスやアイデアも集まりやすいため、業務の品質向上や顧客満足度向上にもつながります。
- 教育や引き継ぎのコストを削減できる
わからないことがあれば社内Wikiを見れば良いため、時間をかけて詳しい説明をしたり何度も同じことを教えたりする必要がありません。
- 業務効率化できる
情報を探す時間を削減し発見した情報を活用することで、自身の業務効率化につながります。また、質問により上司や先輩社員の業務を邪魔せずに済むことで、他の人の業務効率化にも役立ちます。
- 誰でも更新できる
アクセス権限があれば、誰でも更新可能です。それによって、常に最新情報を反映することができます。またファイルの世代管理も可能で、どれが最新版かがわかりやすくなります。
社内Wiki作成の流れとポイント
社内Wikiの作成の流れとポイントを紹介します。
社内Wiki作成の流れ
あくまでも一例ですが、次のような流れで作成することが可能です。
1. 社内Wiki管理チームの作成
社内Wiki作成・導入に賛同する社員でプロジェクトチームを結成し、導入準備を行います。社内Wikiは社員が積極的に利用してくれなければ意味がありません。中長期的な社内啓蒙活動もチームの大切な役割です。
2. 課題・目的の確認
下記の例のように、現在どのような課題があり、社内Wikiでどう解消できるのかをチームで確認しましょう。また、そのために必要な運用体制やルールをどのようなものにするかも検討します。
例）
✓ 課題：業務の属人化を解消したい
✓ 解消するには：社内Wikiでナレッジをスムーズに共有する必要がある
✓ ルール：業務上で得た情報は、ささいなことでも基本的に社内Wikiに保存する
3. ツールの選定
社内Wikiを作成するためのナレッジ共有ツールや文書管理システムなどツールを選定します。データを入力しやすく、閲覧しやすいツールを選定しましょう。その他、機能、カスタマイズ性、予算、インターフェースなどが選定のポイントになります。
ナレッジ共有ツールについての詳細は「ナレッジ共有ツールの種類と導入メリット、実施のポイントをまとめて解説」をご参照ください。
4. 保存する情報の決定
どのような情報を保存するのか、ルールを決めます。基本的に業務に必要な情報、業務で得た情報は社内Wikiに保存すると良いでしょう。
ルールが細かすぎると利用しにくくなるため、できるだけシンプルなルールにします。
5. 情報収集と入力
現在ある情報はあらかじめ入力して、ある程度使える状態にしておきます。
6. 社内全体へ公開
現在ある情報を入力したら、全社に公開して利用開始します。導入時には、使い方の講習会なども必要です。
社内Wiki作成のポイント
社内Wiki作成の際に留意しておきたいポイントを紹介します。
- プロジェクトチームのメンバーは幅広く集める
社内Wiki作成のプロジェクトチームでは、部署を限定せず、幅広くメンバーを募集します。さまざまな部署の意見や知見を取り入れることができるだけでなく、各部署への社内Wikiについての周知もしやすくなります。
- 他のツールとの使い分けも明確にしておく
ルールをつくるときには、メール、SNS、文書管理システムなど、他のツールとの使い分けや統合も決めておきましょう。どこにどの情報を格納したのかが明確でなければ、混乱の原因になります。メールやSNS、社内掲示板など情報を蓄積できないツールで情報を得た場合、社内Wikiに転送するといったルールも検討しましょう。
- 業務以外の情報も掲載する
社内のイベントや福利厚生サービスの告知、事務手続きや申請の書類など、業務に関係ない情報も社内Wikiで共有するのが望ましいでしょう。社員が社内Wikiを利用する機会を増やすことで、社内Wikiの浸透を狙います。
- 公開時にはある程度使える形にしておく
社内Wikiを公開する前に、あらかじめコンテンツを入力しておくことで、最初にアクセスしてきたユーザーにも「使えるものだ」という認識を持ってもらえます。利用するためのモチベーションを下げないことが重要です。
- できる限り全社一斉導入する
社内Wikiはまずは情報の蓄積が重要です。最初は限定的に公開し、改善しながら公開範囲を広めていく方法もありますが、さまざまな情報をできる限り早く蓄積するためには、全社で一斉導入するのが効果的です。
社内Wikiを作成することで情報共有をスムーズにしよう
業務をスムーズに進めるためには、さまざまな方法での情報共有が必須です。インターネットでWikipediaを利用する人も多く、そこからイメージしやすい「社内Wiki」は、誰にでもなじみやすく情報共有をしやすい方法のひとつではないでしょうか。
情報の収集や入力にはある程度の手間と時間が必要ですが、うまく定着すれば、知識やノウハウなどの蓄積・共有が容易になり、属人化の解消や業務効率化などにも貢献します。
社内Wikiを作成するためのツールとしては、必要な情報をすべて集約できるポータルサイトのようなものが必要です。リコーでは、業務ポータルとして使えるツール「RICOH Desk Navi」を提供しています。おしごとルームのタスク文書を使って、社内Wikiのような機能を持たせることも可能です。詳細は下記よりご確認いただけますので、ぜひご覧ください。
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