クラウド型FAXのメリットは何？選ぶポイントもご紹介

クラウド活用

2018.08.29

流通業や通販会社、飲食業、観光業、製造業など、帳票、発注書、注文書、出荷指示書などの書類を扱う企業では、取引先や顧客との送受信に紙を使った電話回線のFAXを利用しているところが多いのではないでしょうか。しかし、世の中はクラウド化が進んでおり、クラウドを利用したFAX送受信サービスも知られるようになりました。そこで今回は、クラウド型FAXとはどのようなものなのか、また、そのメリットとデメリットを確認し、サービスを選ぶ際のポイントを考えてみましょう。

クラウド型FAXとは

クラウド型FAXとはインターネットFAXとも呼ばれるもので、電話回線ではなくインターネット環境を利用してFAXを送受信するサービスです。送受信されるデータはクラウド上に保存されます。ですからFAX機がなくてもインターネットにつながってさえいれば、外出先でもモバイルでFAXが送受信できます。

つまり、FAX通信が必ずしもFAX機を持っている人同士でなくてもできるようにしたものが、クラウド型FAXです。FAX機をもつ送信者が紙で送ったFAXは、クラウド型FAXを使うとPDFに変換されて、PCやモバイルで受信と閲覧が可能になります。また、PDFファイルをPCやモバイルからFAX機を持つ人に送ると、受信者はそれを紙で受け取ることができる、という仕組みです。

クラウド型FAXのメリットとデメリット

クラウド型FAXのメリットとデメリットを確認しておきましょう。

クラウド型FAXのメリット

FAX機を購入して電話回線を手配する必要がないので、初期コストが削減できる。
PDFで閲覧・保存できるので、印字が薄くなるなど劣化することなく、長期間保存できる。
インターネットにつながっていれば、外出先からでも送られてきたFAXの内容がチェックできる。
FAXの手動送信で起こりがちな、送信漏れや紙の紛失、入力ミスなどが防げる。
必要なものだけ印刷すればよいので、紙代とインク代の節約となり、ペーパーレス化につながる。
社員ひとりひとりに個別のFAX番号を付与することも可能。
例えばDMなど大量のあて先へも一括送信でき、手動による送信よりもスピーディーで作業が効率化できる。
災害や停電などでも安心。BCP（事業継続計画）対策となる。
通信の暗号化やパスワード設定で、セキュリティ面も安心である。
処理能力が高いため、送受信量が急に増えるピーク時でも対応できる。
FAXを送信・受信する際に、その都度FAX機のあるところまで行かなくてよい。
海外とも手軽に通信が可能。

クラウド型FAXのデメリット

インターネットに接続できる環境でないと使えない。
紙だと目に留まりやすくそのままファイルもできるが、メールで届くとうっかり見逃したり削除したりしてしまうこともある。
プリントされたものや手書きの紙を送るときは、FAXであればそのまま遅れるが、クラウド型だとその都度PDFなどの画像ファイルに変換する必要がある。

クラウド型FAXを選ぶポイント

クラウド型FAXとしてさまざまなサービスが提供されていますが、選ぶ際には以下をポイントにチェックしましょう。

料金

初期費用が無料なのか、月額料金はいくらになるのかを確認します。料金は、枚数あたりで設定されているものや、月額で設定されているものもありますから、月に使用する平均枚数で検討する必要があります。また、毎月、特定の枚数までは無料という料金設定がされている場合もあります。受信料金が有料か無料かもチェックしておきましょう。

市内での送信が多い場合は、電話回線の方が安い場合もあります。

使える機能

どのクラウドFAXサービスでも送受信できるとは限らず、送信機能だけ、あるいは受信機能だけの場合もあるので注意しましょう。

また、FAXをパソコンやモバイルで受信した際に、ほかのメールと一緒になってしまわないようにするためのシステム、たとえば受信通知機能の有無、あるいは送信結果が確認できるようになっているかなどもチェックしましょう。

対応デバイス

インターネット回線につなげることで、外出先でもパソコンではFAXが送受信できますが、スマートフォンや携帯電話対応にはなっていないサービスもありますから、頻繁に使う端末との連携ができるかどうかは確認が必要です。

FAX番号

クラウドFAXではFAX番号を付与することもできますが、提供される番号が限定されるサービスがあります。たとえば、全国の都市の市外局番も使えるサービスもありますが、市外番号は東京03のみ、あるいは020や050だけというサービスもあります。利用目的に合わせてチェックしましょう。

利用開始

申し込んですぐに使えるサービスもありますが、使えるようになるまでに数日かかるものもあります。

FAXもクラウド化して業務を効率化

FAXは、帳票や発注書など紙の文書の送受信に便利なため、まだまだ活用している企業が多いようですが、場所を問わず仕事をする機会が増えるなか、従来の電話回線ではなくインターネット回線を利用してクラウド化することで、より自由な働き方を構築することも可能です。紙ベースが当たり前であったFAXをクラウド化することによりどのような効果があるかを見直し、業務の効率化とコスト削減を検討してみませんか。