進捗管理表の活用方法 ― なぜ進捗管理が必要か

業務効率化

2018.08.29

チームでプロジェクトを進めるとき、個々人がバラバラにゴールを目指していては、そのプロジェクトは成功をおさめることができません。そこで必要となるのが進捗管理です。進捗管理の重要性と、進捗管理表を使ううえで重要となる項目を解説します。

進捗管理はなぜ重要か

進捗管理がなぜ重要とされるのか、その理由から考えてみましょう。

進捗管理とは

「進捗を管理する」とは、プロジェクトが計画に対してどの程度進んでいるかを管理することを指します。プロジェクトの進み具合を把握し、もしも計画に対して遅れているようであれば、納期に間に合うように軌道修正することも含まれます。また、納期に対して遅延が予測される場合は、スケジュールに変更を加えたり、作業手順を見直したりといった調整を行うことも、進捗管理において重要な部分です。

進捗管理で大切なポイント

ここで、進捗管理で大切なポイントを考えます。進捗管理においては、「どれくらい仕事が進んだか」よりも、「どれくらい仕事が残っているか」に注目することが重要です。そもそも進捗管理を何のためにするのかといえば、「そのプロジェクトの着地点を調整すること」が目的となります。

このとき、「仕事がどれくらい進んだか」を重要視してしまうと、報告者にとってはストレスにしかなりません。「見張られている」「どんどん高い目標値が設定される」という感覚だけが残ってしまうことになります。このようなストレスは、少しでも高い進捗率を報告しようとする感情につながり、進捗管理にねじれを生じさせる結果になりかねないのです。そこで「どれくらい仕事が残っているか」を重視し、その仕事をどうやって終わらせていくか、前向きな取り組みを検討することで、チームにも一体感が生まれるのです。

進捗管理に必要な項目

進捗管理は、プロジェクトの進捗をメンバーが共有することでもあります。どのような情報を共有するとプロジェクトの進捗管理はより有効となるのでしょうか。

現時点で完了している項目とこれからやるべき残りの項目
まずは現状の把握です。このとき先述のように、完了している項目は把握するだけにとどめ、これからやるべき残りの項目を重要視します。
残りの時間と残りの項目に必要な時間
次に時間について考えます。ここで、予定と現実にどれくらいの差ができているのかを比較することになります。比較の結果、差がなければ計画通りにそのまま進め、差がある場合は、それをどのようにして小さくするかを次の項目で考えます。
ボトルネックとなりそうな予測ポイントと解決策
予定と現実に差がある場合、その差を小さくするための課題として、どのような点がボトルネックとなるのかをリストアップし、それに対する解決を考えます。必要であれば、コストや人員などのリソースを追加投入し、計画の軌道修正をします。

進捗管理表（ガントチャート）をスムーズに作成する方法

このような項目とポイントを抑えた進捗管理を行うための有効なプロセスとして、ガントチャートを用いる方法があります。ガントチャートとは進捗具合をグラフ化したものです。これは進捗とスケジュールをひと目で見ることができる、スケジュール表・進捗管理表の融合したものと考えればよいでしょう。進捗を可視化することにより確認が容易になり、さらに情報共有という目的でも使いやすいツールです。

このように進捗管理において非常に有効なガントチャートですが、作るうえで必ず必要となる情報があります。その情報とは次のようなものです。