はじめての文書管理システム。何が最適解？まずは無料で使ってみる
業務効率化
IT化により書類をすべて紙で管理することはもはやなくなりつつあり、情報はパソコンに格納されるようになりました。しかし保存したフォルダやファイルの整理がうまくできない、パソコンへの保存では不安で同じものをプリントしてファイルするなど非効率、メンバーそれぞれでファイル整理の仕方が違っていて共有しにくい、といった悩みをもつことも多いのではないでしょうか。そこで文書管理システムの導入時に参考になる文書管理システムの内容や、導入時に注意しておくべき点、さらにおすすめのフリーソフトや無料体験版のあるソフトを紹介します。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、デジタル化された文書ファイルを一元管理するためのツールです。デジタル化されたファイルには、ワードやPDFの文書だけでなく、紙では保存できない計算式の入ったエクセルデータや、画像や動画ファイルなども含まれます。文書管理システムには、文書を整理して保存し、メンバー間で共有するためのファイルサーバーとしての機能だけでなく、以下の機能もあります。
- ファイルの保管とデータベース化
- 検索機能
- メールによるプッシュ通知機能
- 文書の期限管理と通知機能
- アクセス権限付与機能
- バージョン管理機能
- ほかのシステムとの連携
- ワークフロー機能
- 情報管理（セキュリティ）
またクラウド型を使えば、パソコンからだけでなく、さまざまなモバイルから利用ができ、またオフィスにいなくても在宅やコワーキングスペースなど、場所にとらわれずに情報へアクセスすることができます。
なぜ文書管理システムが必要なのか
紙のように情報量を視覚で測れないためとりあえず何でもパソコンに保存してしまう結果、いつのまにかパソコンにはファイルがあふれかえり、メモリー圧迫で動作も遅くなるということがよくあります。また、情報共有という名目で、個人のパソコンに保存してある書類をプリントして紙でもファイルするといった、非効率な業務もみられます。そのほか、どこに保存したか忘れて必要なファイルを探すだけで時間がかかったり、せっかく見つけたファイルもいろいろなバージョンが保存されていて、どれが正しく訂正された最終版なのかわからなかったり、情報をデータ化しても結局うまく活用できない問題がオフィス業務では散見されます。
そうした問題を解決するために注目が集まっているのが、文書管理システムなのです。
文書管理システムの提供型とオープンソース型、その特長と注意点
文書管理システムには、ベンダーが開発したソフトである提供型のシステムと、ソースコードが公開されていてカスタマイズが可能なオープンソースのものがあります。それぞれの概要と注意点を説明します。
提供型
ベンダーが開発したソフトで、多くの利用者が使いやすいように、標準的な機能を備えているのが特長です。そのため、使い慣れていない人にとっても、導入してすぐに活用できます。はじめて導入する場合は、提供型のシステムが使いやすいでしょう。無料体験版が提供されているものもありますので、まずは使ってみるという姿勢で気軽に使えます。種類も豊富に提供されていますので、のちほど紹介します。
注意点：機能に制限のあることが多い。つまり自社仕様に特化しているわけではない
提供型の場合は、多くのケースで使いやすい機能を汎用的にそろえているので、自社に適した機能が備わっている、あるいは使い勝手が自社に合っているシステムを望むことはできません。
オープンソース型
一方オープンソースのものは無料でプログラムソースを書き換えることができるシステムなので、自社に最適な機能を構築することも可能です。
注意点：カスタマイズするためには専門知識が必要。つまりプログラムを書き換えるスキルがないと使いこなせない
オープンソース型の場合、プログラムを管理できるエンジニアがスタッフの中にいることも必要になるので、使いこなせて便利なシステムが構築できるかどうかは、人材環境によります。またトラブルが起こった際にサポートが受けられない点に注意が必要です。
オープンソース型は無料で利用できますが、自社での使いやすさを追求することを目的に選択すると、かえってコストがかかる可能性があることを意識しておきましょう。
しかし、はじめて導入を考えるときにはやはり、お金がかからず使いやすいフリーシステムにはどのようなものがあるのか知りたいという人も多いと思います。そこで今回は、無料体験版のある提供型と、フリーのオープンソースを紹介します。
オープンソース・無料体験版ありの提供型ソフト、おすすめ5選
WP Document Revisions
WordPress用のオープンソースのソフトで、WEBやブログ制作に使われるワードプレス上でドキュメントが管理できるプラグインです。ステータス管理やワークフロー管理もできるようになっています。
LogicalDOC
オープンソースのJavaを使った、日本語を含む多言語対応の無料の書類管理システムです（有償版もあります）。ファイルのバージョン管理のほか、アクセス権の付与、書き込み禁止機能もあります。
Quotero
Java製のオープンソースのソフトです。見やすい画面構成の書類管理システムで、インターフェイスにドキュメント一覧が表示され、何が保存管理されているかが一目瞭然です。タスク登録やブックマーク機能、検索機能が提供されています。
セキュアSAMBA
提供型の企業向けオンラインストレージで、2週間の無料トライアルと、3名以下の場合は無料プランが提供されています。インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、簡単かつ安全なファイル共有と文書管理が可能です。機密情報や個人情報管理のより強固なセキュアには、「セキュアSAMBA Pro」というバージョンも提供されています。
NotePM
日常業務で利用するさまざまな文書をクラウド上で管理する、提供型のソフトです。階層化されたフォルダで使いやすく、ファイル全文検索機能も備えられています。30日間の無料トライアルが提供されています。
無料で文書管理システムを試し、専門企業への相談をしよう
パソコン上のデジタル文書管理は今や日常業務ですが、管理の仕方は人さまざまです。個人でばらばらに文書が管理されている会社では、情報管理や有用な情報の活用も困難で、ビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。そんな場合に役立つのが文書管理システムです。
文書管理の導入を検討する段階で、無料体験版が提供されているソフトを試してみましょう。さらに、導入を考えると同時に、専門知識をもつ企業に相談をし、最初から自社に適したシステムを構築すべく、コスト面でもスタッフの負担面でもムダのない選択肢を探るという方法もあります。どちらにしても自社で導入した後、活用できてこそ効果があるシステムですから、専門知識をもちサポート体制のある企業に相談することも得策ではなないでしょうか。
これから文書管理を始められる場合、まずはたくさんの紙文書をスキャンして電子ファイルに変換する必要があります。その点、当該領域の専門知識が豊富な複合機メーカーに相談することをおすすめします。
参考：