無料版から使えるワークフローシステム、決裁のスピード化とペーパーレスを実現
業務効率化
ワークフローは、その文字の意味するとおり「業務の流れ」に関係します。ITツールのひとつであるワークフローシステムは、申請・稟議の書類の流れ（フロー）を電子上で行うものです。決裁もハンコではなく、電子上の承認で行います。難しそうに聞こえますが、操作はわかりやすく設定されており、しかも無料版から試用できるツールです。どのようなメリットがあるのかを解説し、すぐにでも試せる無料版のワークフローシステム、さらに、稟議制度を電子化するためにも、プロジェクト進行管理など業務効率化にも活用できる業務ポータルソフトウェアについても紹介しましょう。
ワークフローシステムとは？
まずはワークフローシステムの簡単な説明をします。さらに、似ているソフトウェアであるグループウェアについても取り上げます。
申請・稟議を電子化するのがワークフローシステム
ワークフローシステムをひと言でいうと「紙の申請用紙を承認／決裁者に回覧したりメールで送ったりしていた工程を、すべて電子上で行えるシステム」です。まず申請書の作成（入力）から、その申請までをシステム上で行います。すると事前に登録されている決裁者に、そのまま申請データとしてネットワーク上で回覧されていきます。ほぼリアルタイムに、その決裁の途中経過をシステム上で確認することもできるのです。またモバイル機器での申請や承認に対応しているのも優れた点です。
グループウェアとの違い
ワークフローシステムとの違いがわからないという声が多いのがグループウェアです。グループウェアは、社員間のスケジュール共有やタスクの管理、社内SNS等でコミュニケーションを行うためのツールです。グループ活動に必要な機能が集約されており、その活動のなかで発生する申請・承認もウェア内で行えると便利なことから、グループウェアも簡易的なワークフロー機能をもったものがあります。
グループウェアとワークフローシステムでは、やはり専用のワークフローシステムのほうが「申請・稟議」を効率化する機能に関しては充実しています。グループウェアのみでは完結できない、複数の部署をわたるような決裁では、専用のワークフローシステムとの併用という方法もあります。
グループウェア以外にもワークフロー機能をもったソフトウェアは複数あります。それだけ、申請承認という工程と手続きは、どんな部署や業務にも必要で、その効率化が求められているからでしょう。
ワークフローシステムで何が変わる？ その導入メリット
紙の申請承認を電子化すると、どのようなことが起こるのでしょうか？ そのメリットについて考えてみます。
紙による申請・稟議・決裁業務、その欠点は？
いまでも多くの会社で日常的に行われている、紙の申請用紙と承認印をつらねる申請・稟議・決裁の手順ですが、次のような課題があります。
- 決裁者が不在のときの遅れ：意思決定の遅れとも解釈でき、スピード感の欠如した組織運営になりかねません。
- 書類の作成や移動のコスト（用紙や印字代、書類を運ぶ事務員の人件費）：これらは売上に結びつかないコストであり、申請・稟議は必要なこととはいえ、用紙や運用のための人件費が無駄という意識が足りない点が指摘できます。
- 紛失や毀損、漏えいなどのリスク：めったにありえないことですが、書類が山と積まれたデスクの上で一時紛失状態になっていても決裁は遅滞します。整理整頓が行き届いていないと、申請書に添付した重要な書類等を郵便物に誤封入してしまわないとも限りません。
上記のような課題があるにもかかわらず、紙による申請・稟議・決裁業務が継続されている背景には、こうした課題がなんとなくその場その場でクリアされ、大きな問題として認識されないままであることが考えられます。
ワークフローシステムでできる業務改革とその効果
それでは、電子上で申請から決裁までのすべてを行う電子決裁と比較してみましょう。
- モバイル機器を使えば外出先での決裁も可能。
- 電子上で行うので用紙代や印字代のコストはほぼ0、保管スペースも削減できる。
- うっかり捨ててしまう、別の書類に紛れるなどの心配がない。
ちょうど紙による申請・稟議・決裁業務が含んでいる課題をクリアする結果となるわけです。
このほかにも、支店や支社との距離のある組織間での決裁の迅速化、組織変更や人事異動による申請決裁フローの変更に合わせたシステム上の改編の速さ、などを挙げることができます。これらの結果、企業の意思決定速度にプラス効果があるのはいうまでもありません。
おすすめワークフローは？
それでは、実際にどのようなワークフローシステムがあるのでしょうか。その導入方法についても考えてみましょう。
無料から使えるもの
無料で使える試用期間が設けられているものや、ある程度の機能までなら無料で使えるものを紹介します。クラウドで提供されているので、リードタイムも短いのが特徴です。
Hachikin
個人事業主や中小企業の管理業務を支援するというコンセプトで、勤怠管理のほか、経費精算やワークフローなどを短期間で使えるようになります。
SmartFlow
パソコンやスマートフォンからの申請と承認を行えるようにしたクラウドベースのワークフローシステムで、社内のあらゆる申請書をクラウド上で管理できます。サポート体制も充実しており、大企業から小規模企業まで利用者がいます。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンは、複数拠点の勤怠データもクラウドベースで集計できる勤怠管理システムですが、そのワークフロー版です。ほかのジョブカンサービス（労務管理、給与計算など）との連携が可能です。ワークフローシステムの操作はマウスひとつで申請書のフォーマットを作成でき、50種以上のテンプレートからカスタマイズして利用することもできます。
サイボウズOffice
クラウド型、オンプレミス型があり、どちらもパソコンからスマートフォンにまで対応しており、ワークフロー機能以外にも、スケジュールや社内情報も共有できるグループウェアです。
GRIDY
無料から使えるグループウェアでワークフロー機能をもっています。
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/about/index.html
iQube
10名まで無料で使えるグループウェアですが、ワークフロー機能ではフォーム作成に柔軟性があり、今まで使っていた紙の申請書類等を再現することができます。そのため、形式が変わることに対する違和感や使い勝手の悪さを感じることなく導入ができます。
賢人ワークフローシステム
修理業務のサポートサービスとして、作業手順や結果の報告などに特化したシステムです。作業の進捗などの管理までも行え、その操作はモバイルでも使うことができます。現場で活用できる機能が充実していることから、事務用のワークフローというよりも、特定の業務を支援するシステムであるといえます。
https://minonaruki.jp/service/ta44_kengin_workflow_system/index.html#trial
Google「G Suite」との連携を図る
世界中に利用者が多く、また国内では大企業でも積極的に導入しているGoogleのグループウェアの「G Suite」は、ビジネスメール、ドキュメント作成機能のほか、データ共有のためのGoogleストレージなどで構成された、業務効率化のためのツールです。しかし実は、ワークフロー機能をもち合わせていません。もし今後「G Suite」を利用するのならば、先に紹介した無料版から使えるワークフローシステムとの併用がおすすめです。あるいは、ワークフローシステムを導入するにあたり、グループウェア機能は「G Suite」を利用するなども検討できます。
RICOH Desk Naviを活用する有用性について
上記で確認してきたように、業務を行ううえで、申請と承認の仕組みは省略できません。しかし、今までのように紙での稟議制度では意思決定の遅れを招く可能性もあります。そこで活用したいのがワークフローシステムです。しかし、ワークフローシステムだけを活用していたのでは、リモートワークが推進されるなか、プロジェクトの進捗管理やプロジェクトメンバー間での情報共有、共同作業など、さまざまな用途に応じたシステムやソフトウェアを複数活用しなければならないことになります。これでは情報共有がスムーズに行えないばかりでなく、確実に管理することが難しい状況にもなりかねません。
そのような社員同士の情報共有や共同作業、業務管理の効率化はもちろん、申請と承認の効率化も実現できるのがRICOH Desk Naviです。
https://office.solution.ricoh.co.jp/products/desknavi/feature
RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」を活用すれば、担当者や納期、作業の進捗状況などを一覧化することができ、横串検索機能により検索の効率性を高めることができます。押印処理に便利なスタンプ機能や文書結合機能、付箋機能など、申請・稟議、決裁・承認において効率化が図れる機能も搭載しています。
さらに、RICOH Desk NaviをVPN経由で接続することにより、オフィス以外の場所でも利用することができるため、リモート環境での申請・稟議、決裁・承認の作業効率化も期待できるでしょう。
RICOH Desk Naviは、半年間無料でご利用いただけます。特徴や業種別の解決シナリオなども紹介しておりますので、是非ご覧ください。
https://office.solution.ricoh.co.jp/products/desknavi/feature
ワークフローシステムはオフィス必須のツール
ワークフローシステムをまだ導入していない企業の方、あるいは一度は導入したがあまり活用できていないという方、無料版での新規利用や旧システムからのリプレースを検討してみる方法があります。
注意点としては、無料版はあくまでも試用のためのものであるということです。機能や利用者数に制限が加わることや試用期間が設定されているなど、無料のままで本格的な業務に使えるわけではありません。無料でトライアルすることで、自社の業務への適合度や効果が予測できるので、その結果、複数あるワークフローシステムを選ぶ際に導入ミスを防ぐことができるのです。
今までの業務を行ううえでの課題を洗い出し、何が必要なのか、どこを改善したいのかを分析することも必要です。そのうえで、業務改善を図るために必要な機能が備わったシステム、ソフトウェアを選択しましょう。
ビジネス環境の変化が速くなるなか、さらにリモートワークが推進されるなか、業務の最適化やスピード化を目指して、効果的なワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
参考：