社内ポータルはどう使うのが効果的？活用するためのポイントとは

業務効率化

2022.04.17

社内ポータルを使えば、必要な情報を一か所にまとめることができて利便性が高まり、データ検索も容易になります。社内ポータルの導入は、大きな業務効率化につながります。

しかし、社内SNS、グループウェア、社内掲示板など、いくつもの機能をまとめた同様のツールはほかにもあります。ほかのツールと比較して社内ポータルにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

社内ポータルの導入を検討している人に向けて、社内ポータルとは何か、どのような機能があるのか、どう活用していけばよいのかなどを紹介します。

社内ポータルとは

ポータルとは、「門」や「入り口」を指す言葉です。つまり社内ポータルとは、社内の情報共有サイトやデータベースへアクセスするための入り口となるWebサイトといえます。

単に「ポータルサイト」というときは、GoogleやYahoo!のような、インターネットへの入り口となる検索エンジンのトップページを指すことが一般的です。社内ポータルサイトは、社内のさまざまな情報やアプリケーションへの入り口となるのです。

一般的なポータルサイトと違い、社内ポータルには社員しかアクセスできません。社内ポータルについては、次の記事もご参照ください。

ビジネスにポータルサイトを活用！社内ポータルサイトのメリットとは

社内ポータルの目的

社内ポータルは、次のような目的で作成されます。

社内情報の一元管理
社内のツール、システム、ワークフロー、メールなど、業務に必要な情報の入り口をまとめます。
さまざまな部署の情報に簡単にアクセスできるため、リアルタイムに状況を把握することが可能です。
情報の整理
必要な情報はすべて、社内ポータルから検索してアクセスできるようになります。情報を探してさまざまな場所を検索する必要がなくなり、業務のスピードが上がるため、業務効率化につながります。
情報の共有
社内の情報はすべて社内ポータルからアクセスできるので、部署をまたいだ情報共有も容易になります。言い換えると、社内ポータルは社内全体の情報共有サイトとして利用でき、迅速な情報共有が可能となります。
コミュニケーションの活性化
社内ポータルにはチャットや掲示板、SNS機能があり、社員同士のコミュニケーションの場となります。使い慣れているツールで容易にやりとりができ、社内全体のコミュニケーションを活性化することが可能です。

社内ポータルとほかのツールとの違い

社内で使うツールというと、社内SNSやグループウェア、社内掲示板などがあります。これらのツールにはどのような違いがあるのでしょうか。まずは、各ツールの機能を確認しましょう。

社内SNS
社内限定のSNSで、TwitterやLINEのように気軽に使うことができます。また、スピード感のあるやりとりが可能です。
グループウェア
社内限定で使用するソフトウェアで、スケジュールやタスク、情報の共有などに用いられます。グループウェアは社内ポータルのひとつと考える企業もあります。
社内掲示板
情報を共有するため、社内ネットワーク上に設置された掲示板です。スレッド形式のやりとりが可能です。

社内ポータルは、以上の3つのツールの機能に、さらに別の機能を付け加えたものといえます。多種多様な機能をひとつの画面から一括して操作・管理ができることが、社内ポータルの大きな特徴です。

社内ポータルの機能

企業により社内ポータルの機能はさまざまですが、多くの場合、次のようなものが含まれています。自社の利用目的によって、社内ポータルに求める機能に優先順位をつけることが大切と言えるでしょう。

情報の一元管理
業務で使用するシステムは、情報を一元管理する社内ポータル画面から操作できます。また、業務で使用する文書やデータも、実際に保存されている場所に関わらず、社内ポータルからアクセス可能です。
ワークフローの申請・承認
文書の閲覧・決裁、交通費の精算、各種申請などを社内ポータル上で行える機能です。紙の書類での申請が不要になり、データは一元管理できます。
チャット、掲示板、SNSなどのコミュニケーションツール
社内ポータルには、社員同士のコミュニケーションを図れる機能が搭載されています。部署を超えた社内のコミュニケーションを活性化するだけでなく、テレワーク社員のコミュニケーション不足解消も可能です。
スケジュール管理
会議やイベントなどをカレンダーで管理し、共有する機能です。会議の準備やメンバーの日程調整などが社内ポータル上で可能になります。
プロジェクト管理
プロジェクトごとにタスクやプロジェクトの進捗状況を管理・共有する機能です。プロジェクトの進行管理を社内ポータル上で行えます。
勤怠管理
社内ポータル上で勤怠管理も可能です。オフィス勤務やテレワーク勤務などの、働く場所にかかわらず、出退勤の管理、残業や休暇の申請ができ、勤務時間管理にも利用できます。

より活用できる社内ポータルを作成するには

活用できる社内ポータルを作成するには、どうすればよいのでしょうか？

活用されない社内ポータルで見られる特徴・原因とは

はじめに、使われない社内ポータルがどのようなものかを知る必要があります。次のような社内ポータルは、無用の存在になる可能性があるでしょう。

欲しい情報がない・掲載されている情報が古い・必要な情報が見つからない

・データ入力が面倒で必要なデータが入力されず、社内ポータルにデータが蓄積されない

・データが蓄積されず情報が古くなると、さらに利用度が減って情報が更新されない悪循環が起こる

・使い方が分かりにくく、必要なデータを見つけることができない

ユーザーが少ない

・社内ポータルの存在が周知されておらず利用度が低い

・デザインやインターフェースが使いにくいため定着しない

活用される社内ポータルにするには

上の例を踏まえ、活用される社内ポータルにするための対策を紹介します。

すべての情報を一元管理できるよう、情報を集約する。また、それを広く周知する
・社内ポータルの存在を広く周知し、情報を社内ポータルに集約するように徹底する
・部署ごとのデータベースといった複数のポータルがある場合、ひとつに集約する
・社内ポータルの使い方については、情報システム部門が研修やヘルプの作成などのフォローを行う
シンプルでわかりやすいデザインにする
・何がどこにあるのか、どこから操作すればよいのかがわかりやすいデザインにする
・これまで使っていたデータベースや業務システムに似たデザインにするとわかりやすい
情報をこまめに更新できるようにする
・情報の種類ごとにテンプレートを作成し、入力しやすくする
・最新の情報と古い情報の区別をはっきりさせる