働き方改革とITツールの関係を見直そう！働き方改革に貢献するITツールとは？
働き方改革
企業にとって避けては通れない働き方改革。ITツールの導入は、もともと業務の効率化や可視化が主な目的でしたが、最近は働き方改革の観点からITを導入する企業が増えてきました。そこで今回は、働き方改革の観点からITの導入を検討するために、ITツールはどのように働き方改革に貢献できるのか、また、どのようなITツールがあるかをご紹介します。
働き方改革のためにITを導入する目的
ITを導入することで、なぜ働き方改革につながるのでしょうか。
働き方改革の取り組み方法はいろいろありますが、特に長時間労働の是正や、女性が働きやすい環境作りに焦点があてられています。
長時間労働の是正のためには、残業の削減や休暇取得の増加が必要であるのは言うまでもありません。しかし、単に労働時間を減らすだけでは、生産性や業績の維持は困難です。生産性を維持し、業績を伸ばしながら改善するためには、ITツールを活用して、業務の効率化を図ることが必要不可欠となります。
また、テレワークやリモートオフィスなどにより、柔軟な働き方を社員に提供することができるでしょう。こうした柔軟な働き方にも、ITが活かされます。
いくら働き方改革のためとはいえ、ITの導入はコストが高くつき、ツールに慣れるまでに時間がかかるという心配から、なかなか導入にふみきれない企業も多いようです。しかし、初期コストがいらないクラウド型や、シンプルに使えるツールも多く提供されています。こうした導入しやすいツールから活用しはじめてみることで、中期的に働き方改革につながることは間違いなく、また、業務も効率化されます。
働き方改革につながるITツール例
働き方改革につながるITツールの例を、いくつかご紹介しましょう。
WEB会議システム
WEBを利用したビデオ会議システムを利用すれば、離れた場所にいるスタッフ間での会議や顧客との打ち合わせのために、わざわざひとつの場所に集合するという時間を削減することができます。また、テレワーク中も会議に参加できます。会議の案内や招集機能、会議で使う資料の共有機能がついているものもあり、業務の効率化につながります。
代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。
Skype
無料でWEBの通話やチャットができるサービスです。パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しています。
https://www.skype.com/ja/
Googleハングアウト
こちらも、無料でWEBの通話やチャットができるサービスです。グループハングアウト（チャット）は 150 人まで、ビデオハングアウト（ビデオ電話機能）は 10 人まで同時に参加できます。
https://hangouts.google.com/
Fresh Voice
純国産のWEB会議システムです。ASP（クラウド）タイプ、オンプレミス（サーバー）タイプの2種類があります。
https://www.freshvoice.net/
Appear.in
アカウントの作成やインストール不要で利用できます（参加人数等に制限あり）。Google Chromeの拡張機能を利用して、画面共有をすることも可能です。
https://appear.in/
チャットツール
社内のコミュニケーションはメールが中心という企業では、ちょっとした質問や連絡事項もメールで行い、送受信ボックスが一杯でその処理に無駄な時間を使っている、という現象がよく見られます。メールは電話と違って複数の人と同時にコミュニケーションできるメリットがありますが、利用者がそれぞれで管理することも必要になります。チャットツールは、メールのメリットであるコミュニケーションの効率化と、メールの整理といった無駄な時間の削減に有効です。
代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。
チャットワーク
チャットやタスク管理ができるツールです。スマートフォンのアプリを利用すると、自分宛のメッセージがプッシュ通知で届きます。
https://go.chatwork.com/ja/
Slack
チャットやビデオ通話ができるツールです。大企業向けのエンタープライズ版もあります。
https://slack.com/intl/ja-jp
LINE WORKS
スマートフォンのメッセージアプリ「LINE」と同様の感覚で利用できるチャットツールです。Windowsのパソコンにも対応しています。
https://line.worksmobile.com/jp/
Teams
Microsoftが提供するチャットツールです。電話やWEB会議の機能がついています。また、さまざまな外部サービスと連携することが可能です。
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
バーチャルオフィス
WEB会議システムとチャットツールをハイブリッドしたツールです。メンバー全員と継続的に、映像と音声によるコミュニケーションやチャットが行え、別の場所で作業しているスタッフ同士があたかも同じ職場にいるようにパソコンの画面上で作業ができるツールです。
代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。
Sococo
マウス操作のみで操作できるバーチャルオフィスのサービスです。音声通話、ビデオ通話、チャット、画面共有等の機能があります。
http://www.iguazu-sococo.jp/
Remotty
チャットや掲示板等の機能があるバーチャルオフィスのサービスです。パソコンのカメラで自動撮影された写真を共有することができますので、お互いの表情がすぐに分かります。
https://www.remotty.net/
F-Chair Plus
着席、退席をワンクリックで記録できるバーチャルオフィスのサービスです。相手の作業状況がよく分かります。
https://fchair-plus.jp/
オンラインストレージ
社内のデータ保存やファイルの共有を自社のサーバーでまかなう場合、社外からのアクセスにはVPN（バーチャル・プライベート・ネットワーク）などの仕組みが必要で、情報の共有とアクセスに利便性がありません。オンラインストレージを活用すると、いつでもどこからでもアクセスできるのでテレワークの推進につながり、サーバーの維持や初期コストも削減できます。
代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。
Dropbox
2GBまで無料で、友人などを招待すれば最大16GBまで無料で使うことができます。さらに容量を増やしたい場合はDropbox Proがあり、月額1,200円（消費税別）で1TBまで容量を拡大できます。
https://www.dropbox.com/ja/
GoogleDrive
無料で15GBまで利用できます。もともとGoogleドキュメントという同社の文書作成ソフトのデータ保存用のためにスタートしたものであるため、Googleドキュメントで作ったデータは容量無制限で利用できます。
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
BOX
無料で10GBまで利用できます。Word、Excel、PDF、AI、EPS、PSD、写真など、120 種類以上のファイルをプレビューできるため、いちいちファイルをダウンロードせずに内容を確認することができます。
https://www.box.com/ja-jp/home
RPA（ロボットによる業務の自動化）
ロボットを使って、複数のアプリケーションを使う業務を効率化するツールです。エクセルで処理している作業や、営業支援ツール、マーケティングツール、経理システムなど、これまで人間がやっていた複数のアプリケーション間の連携や入力・チェックといった単純作業や分析作業を、ソフトウエア・ロボットが行うもので、作業の自動化、最適化、効率化に効果的なツールです。このツールを使えば、人的財産をさらに効果的に活用することが可能になります。
代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。
BizRobo!
ホワイトカラーのルーティンワークの自動化に適したRPAツールです。国内400社以上の現場でさまざまな業務に使用されています。
http://rpa-technologies.com/products/first/
WinActor
Windowsパソコンの入出力業務を自動化するRPAツールです。商品の受注処理が480分から10分に短縮されたという実例があります。
http://www.ntt-at.co.jp/product/winactor/
Autoブラウザ名人
ブラウザ上で行うルーティンワークを自動化するRPAツールです。Excelや、さまざまなWindowsアプリケーションを利用した業務の自動化も可能です。
http://www.usknet.com/original_soft/webedi/
IT導入を支援する制度
経済産業省の「IT補助金」制度が用意されています。書類の電子化を含め、生産性向上に役立つITツールを導入しようとする中小企業に対して、ITサービスやシステムの導入経費の一部を政府が補助する制度です。
2016年度の補正予算では1万5000社を対象に100億円が計上されていましたが、2018年度は10倍以上の13万5000社を対象とし、5倍の500億円の補助が予定されています。
ただし、上限額は100万円から50万円に減りましたが、足腰の強い経済構築のために中小企業の生産性向上を図ることを目的とするこの制度は今後も継続することが期待されますので、利用を検討してみましょう。公募時期や概要などは経済産業省のホームページ（https://www.it-hojo.jp/）で事前に確認をしてください。
ITツールの活用で効果的な働き方改革を
単に残業時間を減らすだけでは効果的な働き方改革はできません。また、残業時間を減らすことで逆にコストが高くついたり、業績に影響が出るようでは改革する意味がありません。働き方改革を検討し推進するためには、業務の効率化を図り、リモートワークも可能にするためのITツールの活用が有効です。政府の補助金申請も視野に入れて、ITツールの積極的な導入を検討しましょう。
参考：