スケジュール共有のメリットとツール選定のポイント

業務効率化

2018.08.29

スケジュールを共有すると、チームにとってどのような効果があるのでしょうか。得られるメリットを理解した上で、目的を持って共有することでより確実な効果を期待できます。スケジュールを共有する目的とメリット、また、ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

会社内でスケジュールを共有するメリット

「スケジュールを共有する」ことについて、「何となくメリットがありそう」ととらえている方が多いのではないでしょうか。漠然とその有効性を感じていても、具体的にどのようなメリットがあるのかは少しぼやけているかもしれません。

目的を持たずにただ共有していただけでは、あまり有効活用できているとはいえません。スケジュールの共有は目的を明確にすることで、有効性が大きく変わります。まずはスケジュールを共有することによるメリットを見てみましょう。

メンバーの予定調整を容易にする

ミーティングや会議を設定するとき、メンバーの予定確認と会議室の予約などに多くの時間が使われています。スケジュールが共有されることで、メンバーが集合できる時間や会議室の空き状況などが見える化されるため、セッティングが容易になります。

顧客対応がスムーズになる

不在の担当者に対し顧客から問い合わせがあった場合、担当者の行動がわかることで顧客対応がスムーズになります。スケジュール共有により、戻りの時間を伝えたり、外出先からかけ直すことを伝えたりと、顧客に対して即座に明確な回答をすることができます。

周囲からのサポートが可能になる

自分のスケジュールを自分だけが知っている状況では、期日のうっかり忘れや勘違いといったことも起こりえます。プロジェクトやマイルストーンの期日などを周りも把握することで、周囲からのちょっとした確認や声掛けを受けることができ、ミス防止につながります。

余分な確認作業を省略できる

毎日、または、一日に数回、上司からの「明日の／次の行動予定は？」という行動確認を省くことができます。この確認は聞かれる方にすると「信用されていない」と感じ、わずらわしい場合もあるでしょう。また、聞く側の上司は何人もの部下に聞かなければならず、それだけ多くの時間を費やす事になります。これらのネガティブな要素や時間を、スケジュールが共有されることで取り除くことが可能です。

スケジュール共有ツールを選定・導入する際のポイント

それでは、上記のようなメリットを最大限に受けるためには、どのようなスケジュール共有ツールを選ぶべきなのでしょうか。

情報の見やすさ

スケジュール共有ツールの最も重要な目的は、スケジュールの可視化です。このとき、見てわかりにくい情報が表示されていたら、ツールの目的からかけ離れたものになってしまいます。パッと見てすぐにわかる見やすい表示のものを選びましょう。

操作のしやすさ

操作が難解だったり面倒くさいと感じさせるようなものであったりすると、スケジュールの入力をしなくなったり、情報の入力を省略したりといったことになり、ツールが有効活用されなくなります。スケジュール管理ツールが普段の業務に浸透するためには、操作が簡単でストレスにならないものでなければなりません。

外出先でも確認・更新可能

各人がスケジュールをすぐ確認でき、リアルタイムに更新されるためには、外出先からも入力・更新が可能でなければなりません。また、いろいろな端末からアクセス可能であれば利便性はさらに向上します。これらのことを考えると、クラウド上で運用されるものが適しているといえます。

業務内容にあった項目設定

スケジュール管理ツールを使うとき、補足を書き加えたり、共有する範囲を設定したりといった細かい機能が欲しくなるときがあります。業務の内容にあった項目設定のできるものを選びましょう。

代表的なスケジュール共有ツール

ホワイトボードに手書きしていた時代から、スケジュールを共有する有効性は認識されていました。しかし、クラウドの浸透とスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末の普及により、さらに重要性が増しています。多くのスケジュール共有ツールの中から、代表的なものを見てみましょう。

Googleカレンダー

Googleが2006年からいち早く提供開始したウェブ上のスケジュール管理アプリケーションが、このGoogleカレンダーです。スケジュールの管理機能に加え、GmailやGoogleマップなど、Googleのさまざまなサービスと連動できる点も特徴です。
https://calendar.google.com/calendar/render?hl=ja

Grmo

株式会社エイトビットが提供しているグループウェアです。スケジュール管理のほかに、タイムカードや旅費精算などの機能を利用することができます。
https://grmo.jp/

iQube

株式会社ソーシャルグループウェアが開発・提供しているツールです。スケジュール管理だけでなく、メッセージや社内ソーシャル、報告書やファイルの管理といった機能もあります。
http://www.iqube.net/