業務効率アップを実現するグループウェアとは？

業務効率アップを実現するグループウェアとは？

クラウド活用

最近、グループウェアを導入する企業が増えています。グループウェアは基本的に情報伝達や共有、およびコミュニケーションをスムーズに行うための機能を備えたツールで、メールと同じではないか、と思っている人も少なくないようです。しかし、グループウェアを活用することで、テレワーク体制を充実させ、場所や時間にとらわれない自由度の高い働き方を進めることや、業務の効率化を図ることが可能になります。今回はあらためて、グループウェアとはどんなもので、どういったメリット・デメリットがあるのか、そして、さまざまなグループウェアの特徴について詳しく紹介します。

1.そもそもグループウェアとはどういったものなのか

現在、たくさんのコミュニケーションツールがありますが、社内の情報伝達や共有に、最も利用されているツールは電子メールではないでしょうか。メールは、1990年代後半から個人・企業問わず、一気に普及しました。一度に複数の相手に情報を伝達できる、やりとりをすべてデータとして残せる、検索性に優れているなどの点が多くの企業で採用されている理由のひとつでしょう。また、相手とのやりとりが文面として残るため、あとになって「言った・言っていない」のようなトラブルが防げる点も、取引や打ち合わせに安心して使えると感じさせるのかもしれません。そのため、現在でもほとんどの企業でメールを中心に、社内SNSが利用されています。半面、ひとつのやりとりを最初から追いかけるのが大変、重要な情報とそうでない情報が混在している、自分と関係がない情報（スパムメール等）も届くなど、かえって業務効率を落としてしまうことも少なくありません。さらに、同じプロジェクトメンバーに即座に共有することは難しく、メールを見逃していたり、確認が遅くなったりすることもあるため、最新情報をメンバー全員が共有しているとは限らないという状況にもなります。

※詳しくは、「グループウェアと社内SNSの違いを確認。それぞれのメリットとデメリット」もご参照ください。

グループウェアを活用することで、こういったメールのデメリットを補うことができます。そのためグループウェアを導入する企業が増えてきているのです。

グループウェアとは、「コミュニケーション機能」「情報共有機能」「業務効率化機能」を持ったツールです。

古くは1996年に発売されたIBMのLotus Notes4.0が有名ですが、このときはまだグループウェア自体が高価だったため、一部の大手企業が利用するのみで中小企業では導入が進まず、一般的に普及するまでには至りませんでした。しかし、クラウドでのソフトウェア利用が一般的になり、セキュリティ面も安心して使えるサービスが提供されるようになったこと、またデジタルトランスフォーメーション（DX）を政府が促進していることもあって、企業のIT化への取り組みが加速度的に進み、その結果、多くの企業がグループウェアを活用するようになりました。さらに、グループウェア自体も、無料版から低価格で充実した機能が利用できるものまで数多く登場したことで、企業の規模によらず採用する企業が増えたという背景もあります。

※詳しくは、「クラウドで使えるグループウェアを比較！」もご参照ください。

2.グループウェアの主な機能とは

それでは具体的に一般的なグループウェアで利用できる主な機能についてご紹介します。

コミュニケーション機能

  • メール

Webブラウザ上でやりとりができるメールアプリケーションです。Webブラウザで動くため、社内だけではなく社外でもメールのやりとりを行うことが可能です。取引先との商談中や出張時などに必要な資料もすぐに確認でき、業務効率がアップします。

  • 掲示板

グループウェアに登録しているすべてのメンバーに対し、一斉に連絡事項、通達文書などを掲示できます。製品によっては掲載期間や情報開示メンバーを決められる機能もあります。コメント機能を利用すれば、掲示板上で意見の交換をすることも可能です。

  • チャット（メッセージ）

メールよりも気軽に情報交換を行うことができるアプリケーションです。メーリングリストのような手間をかけずに部署やプロジェクト単位でグループを作ったり、個人間でやりとりをしたりすることが可能です。

  • 電子（Web）会議

自宅勤務や社外のメンバーといつでも会議ができるアプリケーションです。製品によりますが、音声だけの電話会議や、PC、スマートフォンのカメラを使ったWeb会議などが可能です。

  • 伝言メモ

不在時に電話が入った際、フォーマットに沿って内容を入力するだけで伝言メモを作成できるアプリケーションです。作成したメモはそのままメールで送ることも可能なため、連絡にかかる手間を大幅に削減できます。

情報共有機能

  • ファイル管理（ライブラリ）

売上報告書、営業報告書、会議資料、取引先データなど、あらゆる文書やデータを一括して管理できるアプリケーションです。製品によってはファイルの更新履歴を保存でき、何世代か前の文書を閲覧する機能が搭載されている場合もあります。
また、例えばクラウドストレージなどでファイルを保存することで、どこにいても、いつでも必要なときにファイルにアクセスできるため、オフィスにいるときと同じように仕事を行うことができます。ニューノーマルな時代の働き方としてテレワークへの対応が推進されるなか、ファイル共有環境の確保は必須といえるでしょう。

  • アドレス帳

社内外のグループウェア登録者の連絡先を共有するアプリケーションです。スケジューラーや営業報告書に連動して、取引先企業の連絡先を一元管理できる製品もあります。担当者の変更や追加などの情報をリアルタイムで共有することが可能です。

業務効率化機能

  • ワークフロー

業務を行ううえでさまざまな申請・承認を行うことが必要ですが、それらを自動化するための機能です。申請に必要な書類を用意し、承認を得るために必要な手続きを経て、決裁に至るまでのフローが自動化されることで、社外からの申請や承認も可能となるため、未承認案件がたまり、業務が停滞することによる時間の無駄を改善できます。

  • スケジューラー

個人の予定はもちろん、チーム単位、会社全体のスケジュールを共有でき、管理や登録を容易に行うことができます。

  • 施設予約

一般的にはスケジューラーに付随する機能です。スケジューラーで予定を確認しながら、会議室の予約や日程調整ができます。

  • ToDo管理

個人、チーム単位でToDo管理ができるアプリケーションです。登録されたメンバーすべてが納期や進捗状況を確認できます。また、納期に合わせてアラート表示をさせることができるため、スケジュールの遅延の防止につながります。業務効率化に役立つ機能です。

モバイルアプリ

多くのグループウェアには、PCだけではなくモバイルアプリも用意されています。これによって外出先からでも社内にいるときと同様の情報共有が可能になります。

3.グループウェアのメリット、デメリット

主な機能をご覧になってお気付きの方も多いと思いますが、基本的にグループウェア独自の機能といったものはほとんどありません。どれもこれまでにあった機能であり、その多くは現在利用されているメールやチャットなどのサービスで代替可能な機能です。にもかかわらず、グループウェアの需要が急速に伸びているのはなぜなのでしょう。ここではグループウェアが持つメリット、そしてグループウェアの導入、使用に関するデメリットについて紹介します。

3-1.グループウェアのメリット

グループウェアを導入すると、具体的に次のようなメリットがあります。

  • 検索性に優れ、やりとりのあと追いがしやすい

さまざまな文書やデータを一括で管理できるため、検索が容易です。チャットや掲示板はメールに比べやりとりのあと追いがしやすいため、これまでの成果事例やノウハウをまとめて保管しておくことで、プロジェクトに途中から参加したメンバーでも進捗状況をすぐに理解し、作業に入ることができるでしょう。

  • スピーディーな情報共有が可能

チャットや掲示板は、メールアドレスや宛名などを入れる手間が軽減され、伝えたい内容だけを入力すればよいため、スピーディーな情報共有が可能です。状況に応じて掲示板・チャット・メールを使い分けられることで、メンバー間のコミュニケーションが活性化する効果も見込まれます。

  • チーム、グループの作成が簡単

部署やチームのメーリングリストを作るとなると、投稿用のメールアドレスを設定し、参加者のメールアドレスをすべて登録しなければなりません。しかし、グループウェアのメーリングリストはもちろん、チャットや掲示板のグループ機能を使えば、登録者の名前を一覧から追加するだけで済みます。

  • 社内のペーパーレス化が進む

これまで紙ベースで保管されていた文書、データをグループウェア内で一括管理することができます。これにより、紙を減らし、ペーパーレス化を進められるでしょう。タブレットやノートPCがあれば、会議のたびに大量に資料の印刷やコピーをするといった業務を削減することにもつながります。

  • Web会議を利用することで時間、交通費の削減が可能

Web会議の機能を使うことで、自宅勤務をしている社員が会議のためだけにわざわざ会社に出向く必要がなくなります。また、外出している社員の帰社を待たずに会議ができるため、時間と交通費を大幅に削減することができます。

ここまでに挙げたメリットは、これはグループウェアのメリットではなく、それぞれの機能が持っているメリットです。前述したようにグループウェアが持つ機能はそれ自体が新しいものではありません。グループウェアの最も大きなメリットは、コミュニケーション機能「メール、Web会議、チャットなど」、情報共有機能「アドレス帳、ファイル管理、プロジェクト管理など」、業務効率化機能「ワークフロー、施設予約、スケジューラー、ToDo管理など」がすべてまとめて利用・管理できるため、業務効率アップを実現できることです。

3-2.グループウェアのデメリット

これだけメリットが多いグループウェアですが、デメリットがないわけではありません。次にグループウェアの主なデメリットを紹介します。

  • 導入時のハードルが高い

グループウェアが提供する機能は、これまでの業務でも使っているツールで提供されているものがほとんどです。まったく新たな機能を持ったツールであればまだしも、これまで使っていたものと同じ機能にもかかわらず、ユーザーインターフェースや使い勝手だけが違うとなると、反対する人が出てくるかもしれません。そのような場合は、無料であったとしてもすぐに導入や移行が実施できないということもあるでしょう。

  • 自社に最適なグループウェアを見つけるのが難しい

現在、無料、有料含めさまざまな種類のグループウェアが存在しています。これらのなかから自分たちの使い方に最適なグループウェアを見つけ出すことは簡単ではありません。コストをかけて全社員に使い方を指導したものの、使い勝手が悪い、自分たちには合わないとなり、誰も使っていないといったケースも珍しくはありません。

  • 情報管理が煩雑になる

テキスト、文書、データなど社内のあらゆるものを一括で管理できることがグループウェアのメリットですが、半面、扱うものが多すぎてしっかりと整理しないと煩雑になってしまうケースがあります。また、気軽に利用できるだけに、社外メンバーが入っているチャットグループに社外秘のデータを送ってしまうといったように、ちょっとしたミスが大きな損失につながる可能性もあります。

グループウェアの豊富な機能は大きなメリットですが、使い方によってはそれがデメリットになることもあります。自分たちが何に困っているのか、どんな使い方をしたいのか、目的をまず明確にしましょう。目的に合わせていくつかのサービスを小規模で試してみることが重要です。

4.無料のグループウェア

自分たちにとって最適なグループウェアを選ぶポイントは、まずどういったタイプのグループウェアがあるのかを知ることです。ここでは無料・有料に分け、主なグループウェアとその特徴をご紹介します。

チャット、ファイル共有、タスク管理が基本的な機能ですが、個人やグループ間での電話、ビデオ通話機能「ChatWork Live」があり、簡単なWeb会議をすることもできます。登録者同士のコミュニケーションに特化した機能が充実していて、スマートフォンアプリも含め基本的な機能はすべて無料で利用できます。また、グループチャット無制限、広告非表示、複数人でのビデオ通話など、機能を強化した有料版も用意されています。

＜無料で利用できる機能一覧＞
チャット（14グループまで）、タスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話(1対1のみ)、ストレージ（5GB）、スマートフォンアプリ

チャット、ファイル共有、掲示板、スケジューラーといった基本的な機能をはじめ、プロジェクト管理、電話メモ、ワークフローなど無料ながら多くの機能を有するグループウェアです。無料で使える範囲が広いので、とりあえずさまざまな機能を試してみたいといった場合にもおすすめです。

＜無料で利用できる機能一覧＞
メール、メッセージ、ファイル、トピック（掲示板）、スケジュール、設備予約、プロジェクト管理、電話メモ、タイムカード、ToDo、メモパッド、レポート提出、議事録、ワークフロー、アラーム、メンバー一覧（ログイン状況の確認）、備品管理、マイページ、部署／グループ（社内外メンバーの招待）、アドレス帳、グループマネジャー、設定、GRIDYモバイル

メール、チャット、ファイル共有、掲示板、スケジューラーなどの基本機能のほか、SNSのように自分の最新情報を表示できる「タイムライン」や、スマートフォンアプリで利用可能な無料通話があります。社内で共有できる名刺管理機能がありますので、特に営業活動の共有時におすすめです。

＜無料で利用できる機能一覧＞
メール、チャット、ファイル共有、掲示板、スケジュール、タイムカード、タイムライン、シフト表、名刺管理、無料通話、ステークホルダー、設定

メール、スケジュール管理、ToDoリストなど無料版の機能はそれほど多くありませんが、そう不都合はないでしょう。小規模のスタートアップ企業のようなところに向いています。ほかのグループウェアにはない機能として、「社内wiki」の作成やニュース配信機能があります。有料版にはファイル共有、ワークフロー、アンケートなどの機能も搭載されています。

＜無料で利用できる機能一覧＞
メッセージ、スケジュール管理、電話メモ、ToDoリスト、ユーザー管理、レポート、ニュース、社内Wiki

メール、ファイル共有、スケジューラーなどの基本機能のほか、座席表を登録して在席状況が確認できる「在席管理」、災害時にユーザーの安否状況を確認するメール配信を行う「安否確認」、「ブックマーク」、「RSSリーダー」といった機能があります。無料ながら中規模以上の企業でも十分に活用できるグループウェアです。有料版は一部機能をモバイルでも利用できます。

＜無料で利用できる機能一覧＞

個人設定、管理者設定、IP管理、安否確認、ブックマーク、RSSリーダー、回覧板、日報、在席管理、タイムカード、ユーザ情報、アドレス帳、プロジェクト、アンケート、WEBメール、チャット、ファイル管理、施設予約、スケジュール、稟議、ショートメール、掲示板

5.有料のグループウェア

数十名規模の中小企業から5,000名以上の大企業までをカバーするグループウェアです。メール、チャット、ファイル共有、掲示板、スケジューラーなどの基本機能はもちろん、部門、拠点、プロジェクトなどのカテゴリ別に、社内の情報を集約できる「ポータル」の機能が特長です。また、ディスカッション、ToDoの共有、ファイル共有などを集約し、プロジェクト業務の進捗をひと目で確認できる「スペース」といった、大規模なプロジェクト管理をするうえで欠かせない機能が充実しています。監査ログの取得、レベル別管理、アプリケーション、フォルダごとの管理権限の委譲など、有料版ならではのセキュリティ対策も万全。クラウド版は30日間の全機能無料試用、パッケージ版は登録なしで体験できるオンラインデモがあります。

＜機能一覧（基本機能）＞
メール、メッセージ、ファイル管理、掲示板、スケジュール、ToDo、メモ、タイムカード、アドレス帳、マルチレポート、電話メモ、在席確認、リンク集、ワークフロー、リマインダー、スペース、ポータル、日英中の3カ国語対応、モバイル

＜機能一覧（管理機能）＞
ユーザー・グループ管理、LDAP、Active Directory連携、シングルサインオン、Active Directory認証ほか複数の認証システムに対応

ガルーンと同じサイボウズのグループウェアですが、サイボウズOfficeは数名から300名ぐらいまでの中小企業向けの製品です。日本人のワークスタイルに合わせ、本当に必要な機能だけに厳選されています。日報やタスク管理など、自社に合わせて自由に業務アプリケーションが作成できる機能も。ガルーン同様、クラウド版は30日間、パッケージ版は60日間の無料試用期間があります。また、クラウド版、パッケージ版ともにプレミアムコースがあり、プレミアムコースの場合は「カスタムアプリ」（業務に合わせたアプリを作成できる機能）を利用することができます。

＜機能一覧＞
メール、メッセージ、ファイル管理、掲示板、スケジュール、電話メモ、アドレス帳、報告書、プロジェクト、タイムカード、ワークフロー、カスタムアプリ
クラウド版のみアンケート機能、サイズ制限（ファイル管理、添付ファイルにおいて管理者がファイルサイズの制限を設定できる）が新機能として2020年9月リリース版に追加されています。

SNSに近いユーザーインターフェースを持ったChatterは、チャットベースで社内の情報共有を行えるグループウェアです。部署別、プロジェクト別などでグループを作成でき、ディスカッション、アンケート、ナレッジ共有、Q&Aなど、過去の事例やノウハウを共有しながらプロジェクトを進めるための機能が充実しています。プロジェクト資金や経費申請の承認、注文書の更新などワークフロー的な機能もあり、常に複数のプロジェクトを走らせている企業にはぴったりなグループウェアです。

＜機能一覧＞
Salesforce Files（ファイル共有）、トピック、Q&A、モバイル対応

小規模企業におすすめのグループウェアです。小規模企業が気軽に導入できる低価格ながら、豊富な機能を有しています。メールやスケジューラー、ToDo管理、電子会議室、設備予約といった基本的なグループウェアの機能はもちろん、来訪者管理、購買予約、仮払精算、備品管理など社内の細かい業務を一括し、効率化を進められる機能を豊富に取りそろえています。

＜機能一覧＞
ポータル、スケジュール、ワークフロー、ウェブメール、設備予約、安否確認、文書管理、伝言・所在、プロジェクト管理、インフォメーション、回覧・レポート、ネオツイ（周知させたい情報をつぶやきで共有したり、1対1のメッセージ交換が可能なツール）、電子会議室、アンケート、ToDo、議事録、来訪者管理、キャビネット（各アプリケーション上の情報を自分用にストックしたり共有したりするためのツール）、利用者名簿、タイムカード、メモパッド、アドレス帳、仮払精算、備品管理、購買予約
グループウェアで無料版と有料版の最も大きな違いは、機能の充実だけではなく万全なセキュリティ対策と管理機能の充実度です。有料版はさまざまな認証システムの採用はもちろん、社外でも活用することを前提としたサービスのため、セキュリティ対策はどのサービスも十分になされています。
また、有料版は基本的な機能はもちろん、タスク管理特化、総務の業務効率化など、管理機能面でほかにはない機能や強みを持っていることも特長です。
基本機能については無料版でも標準的な機能は抑えているものが多いため、自社にはどのような機能が必要なのかを見極めることが大切です。

Googleが提供しているグループウェアです。ワークフロー機能を活用することでペーパーレス化を促進できるほか、営業所や支店支社、工業、販売拠点など物理的な距離のあるそれぞれの拠点同士でのコミュニケーションを活性化することも可能です。さらに、ニューノーマルな時代での働き方を見直すなかでテレワーク環境の充実を図る際にもオンラインストレージを利用したファイル共有やWebミーティングなど、いつでもどこでもオフィスにいるときと同様な仕事環境を提供できます。

＜機能一覧＞
Gmail、カレンダー、Hangout Chat、ハングアウトMeet、Google+、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、Keep、サイト、App Maker、Cloud Search、Vault、管理コンソール

※詳しくは、「「G Suite」はGoogleが提供するグループウェア、その利用価値を分析」もご参照ください。

6.オープンソースのグループウェアという選択肢もあり

業務の効率化を図るために多くの企業がグループウェアの導入に積極的です。提供されているグループウェアも無料版、有料版含め、クラウド型、オンプレミス型ともに数多くの種類が提供されています。
ただ、提供されているグループウェアは多くの企業で使いやすいように設計されているため、自社の業務に最適であるかどうかは一概に言えません。より特殊な業務にも対応するためのグループウェアを求めるなら、オープンソースの製品に着目してみましょう。
オープンソースのグループウェアなら、ソフト開発で使われているソースコードが公開されているので、そのコードを改変することで、自社に最適な機能が使えるようにプログラムをカスタマイズすることが可能です。
ただし、オープンソースのグループウェアを利用して自社独自のものを作るためには、プログラムをカスタマイズできるスキルが必要です。また、緊急事態が発生したりトラブルが起こったりした場合でもサポートが受けられないため、修復対応も自社で行う必要があります。
さらにセキュリティ対策も提供型のグループウェアでは提供会社が最新の対応をしてくれているのに対し、自社で常に意識をして、対策を練っておく必要があります。

※詳しくは、「オープンソースのグループウェアツールを上手に活用するには」もご参照ください。

7.業務効率化には自社に合ったグループウェアの選択が鍵

社内の情報伝達、共有に大きなメリットを持つグループウェア。しかし、全社員が効率的に活用するためには、導入時点での教育も重要ですが、それ以上に自社に合ったグループウェアの選択が求められます。グループウェアには中小企業向け、大企業向けなど、それぞれに特徴があり、選択を間違えると逆に業務効率を落としてしまう場合もあります。機能が多いから便利というわけではなく、自分たちの業務にとって必要な機能がそろっているかという観点でチェックすることが重要です。そのため、まずは無料で利用できるものや、有料版でもトライアル期間があるもので試しつつ、必要な機能とそうではない機能を見極めることが大切です。また、独自の業務にも対応したグループウェアを使い、より業務効率改善に取り組みたい場合は、オープンソースグループウェアの選択も考えてみましょう。まずは、自社の業務において、課題を洗い出し、どのような機能を充実させることで改善が見込まれるのかを考え、対策のひとつとしてグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※詳しくは、「【2019最新版】おすすめのグループウェア5選！人気の無料・有料ルーツを紹介」もご参照ください。