企業内やグループ内の情報共有とコミュニケーションの効率化に欠かせないグループウェア。今、多くの企業がグループウェアの導入を積極的に進めています。一方、グループウェアではいろいろなことができるとは分かっていても、具体的に自社において何ができ、どのように効果が実感できるのかはっきり分からないという人も多いのではないでしょうか。そこで、グループウェアの機能やメリットを紹介し、代表的なクラウド型グループウェアを比較します。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内あるいはグループ内のメンバーで一緒に仕事をするために利用するソフトウェアです。例えば、社内での情報を適切に管理したり共有したりするために活用されるツールや、効率的なコミュニケーションを取るためのツールも含まれます。基本的にグループウェアには、スケジュール管理、情報共有、コミュニケーション、ワークフロー機能といった、日常業務をスムーズに効率的に行うためのツールが含まれているのです。またグループウェアの種類はさまざまで、豊富な機能を備えたものもあれば、一部の機能に特化したものもあります。以下に紹介しているのは、一般的なグループウェアに含まれている機能です。

• 電子メール
• チャット
• 掲示板・回覧板
• ライブラリ
• スケジュール管理（カレンダー）
• ワークフロー
• ファイル共有
• 会議室のように共有で使う設備の予約
• ビデオ会議システム

※グループウェアの全貌は「業務効率アップを実現するグループウェアとは？」をご覧ください。

グループウェアのメリット

グループウェアのメリットには次のような点が挙げられます。

• 業務の効率化とコストの削減：紙の書類を利用していた決裁プロセスがワークフロー機能で簡素化し、迅速化やペーパーレスにつながる
• コミュニケーションの促進：電子メールで行っていたちょっとした事項の問い合わせを、チャット機能で行うことができる。そうすることによって無駄なメールのやりとりとメールボックスの整理の手間を減らせるだけでなく、即座に意見交換ができることで、業務の効率化、時間削減なども図ることができる
• 情報共有：グループメンバーのスケジュールや現在携わっている作業の可視化、及び全員での共有ができ、仕事の振り分けを効率的に行える
• 時間・場所にとらわれない自由度の高い働き方の促進：クラウドサービスを利用すると、オフィスにいなくてもネットにつながる環境さえあれば、モバイルでいつでもどこからでもアクセスすることが可能。こうした環境が実現することによって、作業や情報の共有ができるほか、承認事項も場所や時間に縛られることなく行えるのでプロセスの効率化につながる
• BCPへの対応：情報をクラウド上で保存することにより、災害時のBCP（事業継続計画）対応ができる
• セキュリティや管理への対応：管理者権限を簡単に設定できるので、利用者のアクションに対して権限を付与したり制限したりすることでセキュリティと管理に要する労力を軽減することが可能

クラウドのグループウェアの比較

このようにいろいろなメリットが考えられるグループウェアですが、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。クラウドでも提供されている代表的なグループウェアをご紹介します。

サイボウズOffice

数名から300名の小～中規模の組織に適した、基本機能を備えた総合グループウェアです。
サイボウズOfficeにアクセスした時間に自動的にタイムカードが打てるようにもなっており、出勤したらまずサイボウズOfficeを開くことで勤怠管理機能としても使えます。複数階層でのフォルダ作成や、ワークフロー機能、システム管理、ユーザーの設定機能など、多くの機能があります。2020年9月からクラウド版サイボウズOfficeの掲示板にアンケート機能が搭載されるといったように、新しい機能が5つ追加され、日常業務をよりスムーズに行えるようになりました。
https://products.cybozu.co.jp/office/

J-MOTTO

ユーザー数400万超のグループウェアdesknet’s NEO のASP・クラウド版グループウェアで、4000万社・14万ユーザー以上が利用しています。スケジュール管理、設備の予約、掲示板、文書管理、ワークフローなど25種類の機能が利用できます。また、日常的な利用に関するサポートも充実しているので、グループウェアの使い方に慣れていない人も安心して使えます。ID・パスワード認証、ファイアーウォールをはじめとしたセキュリティ強化は図られているため、不正アクセスによる情報漏えいといったリスクも軽減できます。
https://www.j-motto.co.jp/lp07/

Chatter

Salesforce社のChatterは、クラウド型社内情報共有SNSとも呼ばれるリアルタイムコラボレーションツールです。TwitterやFacebookのようにちょっとしたコメントや個人、グループを共有してフォローすることができます。また、ファイルのフォローもできるので、あらゆる情報をリアルタイムで共有し、業務の効率化が図れるほか、同じ情報やテーマをグループで同時に共有することで、電子メールの量を減らすのにも役立ちます。さらに公開グループや非公開グループの設定も可能。社内の日常のコミュニケーションが充実すれば、会議時間の短縮にもつながります。
https://www.salesforce.com/jp/products/chatter/overview/

G Suite

検索エンジンとして知られているGoogleが提供しているグループウェアです。個人でも利用している人の多いGmailやGoogleカレンダーなどのツールを、企業のコラボレーション基盤として充実させたものです。とくに管理者機能を使うことでユーザーごとにアクセス権限や公開設定が可能となり、情報漏えいといった事故のリスクを低くすることができます。また、個人ユーザーも多いGoogleなので、使い慣れている点もグループウェアとして導入しやすいと言えるでしょう。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

グループウェアで社内コミュニケーションを効率化

メンバー間の情報共有とコミュニケーションに必要なさまざまなアプリケーションを備えたグループウェアは、パソコンやモバイルを日常業務で使うのが当たり前になった時代の必須のツールとも言えるでしょう。またクラウド版であればいつでもどこからでも利用でき、利便性はさらに高まります。適切なグループウェアを利用して、コミュニケーションと業務の効率化を図りましょう。