効果的なto doリストを作成し、個人やチームの仕事を効率化しよう

業務効率化

2018.08.29

多くの企業がto doリストで日々の作業を管理しています。しかし、to doリストを作成するルールやコツを習うことはあまりありません。to doリストの作り方ひとつで、チーム全体の仕事の進捗状況がわかり、業務が効率化できます。ここではto doリストを作成するポイントや注意点をご紹介します。

to doリストって何？to doとタスクはどう違うの？

to doリストとは何か

to doリストは、やるべき作業をリストアップしてチェックリストの形にしたものです。to doリストを使えば、作業に優先順位をつけて漏れなく対応ができ、仕事の進捗状況を明確にすることができます。

タスクとは何か

タスク（task）とは、日本語にすると「作業」、「仕事」という意味です。もともとはコンピュータ用語で「ある仕事を作業ごとに細かく分けたもの」という意味でした。最近はビジネス全体に広がって「プロジェクト中の仕事を細分化したもの」という意味で使われています。

to doとタスクの違いは何か

to doはほかの作業と関係のない単独のものも含みます。タスクの多くはプロジェクトの一部としての位置づけがはっきりしていて、作業の進捗状況にも連動しているものです。タスクはフォルダのように入れ子構造になっています。

しかし、ほぼ同じ意味で使われる場合も多くあります。to doリストに書き込む作業を「タスク」と呼ぶこともあります。

to doリストを作成するときのポイントと注意点

to doリストの基本的な作り方

to doリストには、紙を使う方法とWebのツールやスマートフォンアプリを使う方法があります。どちらも基本的な作り方は同じです。自分専用に作る場合は、自分に合った方法を選びましょう。

作業を書き出す
現在対応中の作業、これから行う作業のすべてを書き出します。内容は作業しているファイルや書類、伝言メモ、メールやメッセージなどから抜き出します。新しくやるべき作業が発生するたびに、リストに追加します。
期限を切る
それぞれの作業に期限を設けます。日付だけでなく、時間が決まっているものは時間も入れます。期限がないものはそのままでかまいません。
to doリストにしたがって仕事を行う
作業が済んだらチェック欄にマークをつけたり、作業全体に線を引いたりして、終了したことをわかりやすくしておきます。
定期的にto doリストを見直す
定期的にto doリストを見直して内容の追加、変更、修正、削除などのメンテナンスを行います。作業量が多すぎる場合も見直しが必要です。

to doリストを作成するときのポイント

作業の内容はできるだけ具体的かつ簡潔に書く
作業の書き方は自由ですが、箇条書きにする場合が多いでしょう。内容はただの「資料作成」ではなく、「○○の案件で売上推移の資料を作成」など、to doリストを見ただけで何をすればいいのかわかるように具体的に書きます。
作業に優先順位を付ける
短時間でできるものは先に済ませる、ほかの作業に影響するものにはマークを付けるなどして、作業に優先順位をつけます。期限の迫っているものと重要度の高いものから作業を済ませると、効率よく仕事ができます。
作業は小さな単位で
長期間かかる大きな作業は、できるだけ細分化して期限を短くします。こうすると忘れることなく確実に作業を行い、完成度を上げることができます。

こんなto doリストでは失敗する

タスクが多すぎる
実行できないほど作業量が多くてはto doリストの意味がありません。現実的に、期日内に完了できる作業量にしましょう。
作業の期限が長い
期限までが長いと、なかなか作業するモチベーションが上がりません。そのため仕事が中途半端になってしまう可能性があります。作業を細分化したり、作業始めをto doリストに入れたりして、漏れなく作業を進められるようにしましょう。
次から次へと新しいto doアプリを使う
to doリストにはパソコンのツールやスマートフォンアプリがたくさんあります。新しいものが出る度に試していては、肝心の作業が進みません。目移りせずに自分に合ったものを使い込みましょう。
to doリストを作ったら満足する
to doリストは作業するための手段です。目的はto doリストを作成することではなく、作業を行うことです。to doリストを作成したら仕事を進めましょう。

チームでto doリストを管理すれば、より効率的に仕事ができる

チームでto doリストを作成し、共有することが重要

チームでいくつものプロジェクトを行っている場合は、互いにチームメンバーの仕事の進捗状況を把握する必要があります。そこで、チーム全体でto doリストを作成して共有すると、プロジェクト進捗状況に関する情報を一元化できます。それをもとにメンバーはお互いの仕事をフォローしたり、責任者がプロジェクトの進捗状況を管理したりできます。そのため、プロジェクトの遂行と効率化には、to doリストの共有が不可欠です。

チームでto doリストを作成するには

チームでto doリストを作成して共有するには、共有機能のあるto doアプリを使用します。もしくは、グループウェアを導入していればグループウェアのto doリスト機能を使用すれば良いでしょう。どちらもto doリストを簡単に共有できます。カレンダー機能と連動してスケジュール管理ができるものや、スマホアプリでも操作可能なものもあります。