最近、ペーパーレス化に取り組む企業の動きが目立つようになってきました。その狙いとしては、限りある資源の保護や多様な働き方への対応、そして何と言っても業務効率と生産性の向上があります。国では各機関内でのペーパーレス化を加速させており、企業に対しても紙による業務の削減を推奨しています。ここではペーパーレス化の基本的な考え方と、企業の取り組みの参考となる情報をお伝えしていきます。

ペーパーレス化とは

なぜ今、ペーパーレス化が推奨されているのでしょうか。はじめにペーパーレス化の基本的な概念と、目的を解説します。

「ペーパーレス」の意味

「ペーパーレス」は英語の“paperless”、直訳すると「紙を使わない」です。企業においては、紙の書類や文書を電子化し、紙を使わずに伝達・保管・管理することを意味します。

ここで考えたいのは、「紙」そのものが悪いわけではなく、紙を使ったこれまでの業務の在り方に問題があることです。ペーパーレス化では、単に紙をなくすのではなく、「紙から置き換えて利便性を向上させる」取り組みが重要となります。

利便性を得るために必要な情報をデータ化して保存する一方で、残しておくべき書類は紙として保存することも必要な場合があります。

ペーパーレス化の目的

企業におけるペーパーレス化の最終的な目的は業務改革です。紙を介した業務から脱却を図り、各プロセスにおけるコスト削減を目指します。時間・手間の削減や場所の制約といった不合理な状況の改善により、業務効率を向上。さらにデータ保存への変更によって書類の紛失や盗難を防止し、セキュリティ対策強化につなげていきます。

ペーパーレス化の背景と現状

ペーパーレス化が急がれる背景と、国内のペーパーレス化の進捗状況を紹介します。

ペーパーレス化の背景

ペーパーレス化の背景となっているのは、国によって推し進められてきた働き方改革とコロナ禍で急激に浸透した、テレワークをはじめとする多様なワークスタイルです。

働く場所が企業内だけではなくなり、フレックスタイム制や時短勤務で就業時間が分散化するなか、紙の書類を回しながらのワークフローやロッカーに収められた資料では、対応が難しい場面が増えてきています。

さらにSDGsへの社会的な関心の高まりから、環境負荷のかかる紙の書類を多用する企業文化に対して、厳しい視線が向けられるようになってきました。

e-文書法や電子帳簿保存法など、法改正によるペーパーレス化促進も後押しとなり、各企業の紙書類からの脱却の動きが見えてきています。

ペーパーレス化の現状

ペーパーロジック株式会社が都内企業に対して実施した、「ペーパーレス化に伴う2022年度予算調査」に関するアンケート調査では、2021年に「社内のペーパーレス化を推進した」企業は72.3%に上っています。さらに75.0%が2022年度に「ペーパーレス化推進システム導入の予算配分を予定／検討」と回答、ペーパーレス化への強い意向が感じられます。

また、約8割の企業が、現在社内におけるペーパーレスが「課題」になっていると実感しており、多くの企業が取り組みへの必要性を認識している様子がうかがえます。

出典：「ペーパーレス化に伴う2022年度予算調査」ペーパーロジック株式会社

ペーパーレス化の成功事例を「ペーパーレス化の効果は？成功事例から学ぶ取り組みの方法」で紹介しています。ぜひ、ご参照ください。

ペーパーレス化に取り組むメリット

ペーパーレス化を推進するメリットには、以下のようなものがあります。

• 多様な働き方に対応

物理的な書類や資料からデータに置き換えることで、外回りの営業やテレワークなど社外での業務環境にも対応しやすくなります。リアルタイムでのデータ更新とアクセスが可能となり、社内の情報共有がスムーズにできます。

• 業務効率の向上

データ化により、検索・管理、処理が容易になり、進捗状況の可視化が可能となります。データ活用への変更に伴う業務の見直し、ワークフローにおける書類作成・管理の手間の削減など業務効率の向上が期待されます。

• コスト削減

印刷代、用紙代、書類保管・管理コスト、スペース削減、事務作業にかかる人件費の削減などが期待されます。

• コンプライアンス強化

紛失・盗難リスクの低下、アクセス制限による書類の書き換えや不正処理防止などにより、社内統制が強化されます。

• 対外的な企業イメージ向上

環境保全、資源の節約に配慮する企業として、イメージ向上に貢献します。

ペーパーレス化への基本的な取り組み方

では、ペーパーレス化への基本的な取り組み方を見ていきましょう。主に次の3つが考えられます。

1つ目は廃棄です。まずはオフィス内の不要な書類を洗い出し、廃棄をすることでペーパーレス化への意識が高まり、スペースにも余裕が生まれます。

2つ目は倉庫の活用です。利用価値がありデータ化できない書類、どうしても廃棄ができない紙媒体の資料などについてのルールを決めて、倉庫に保管します。ペーパーレス化への例外を増やさないためにも、現在の量を維持し、最終的には減らしていく方向を堅持する必要があります。

3つ目がペーパーレス化の柱となる電子化です。過去の書類のデータ化と、システムやツール利用による紙の処理からの移行を適宜進行していきます。

ペーパーレス化は企業内の一部で取り組んでも、達成されるものではありません。ペーパーレス化に向けては、管理層が基本姿勢を示し、必要に応じて勉強会や説明会の開催をすることも大切です。また現場の声を集めながら、ペーパーレス化への課題を掘り起こし、解決に向けての丁寧な対応が求められます。

ペーパーレス化の具体的な進め方については、「ペーパーレス化を進める方法は？7つのステップと成功ポイント・注意点」をご覧ください。

ペーパーレス化に寄与するツール・サービスの活用

企業のペーパーレス化に寄与する主なツールやサービスには、以下のようなものがあります。

• ワークフローシステム

紙の書類に印鑑を押して回覧するワークフローから、オンラインでの申請・稟議処理への移行を可能とするシステムです。各サービスにより多様な機能が搭載されており、代理承認や押印機能が付帯しているタイプもあります。

• クラウドストレージ

クラウド上にデータを格納し、どこからでもアクセスが可能となるサービスです。テレワーク導入に際しては必須であり、ペーパーレスに向けたデータ化を図るうえでも必要となります。ストレージ容量を選ぶことができ、自社の利用法によって容量の変更も可能です。

• オンライン会議システム

テレワークの浸透で一般的に使われるようになったのが、オンライン会議システムです。サービスによって多少機能は異なりますが、多くの場合画面上での資料共有が可能で、紙の資料を用意する必要がありません。類似したサービスでは、名刺交換機能などが搭載されたオンライン営業に特化したタイプもあります。

• 電子契約サービス

印紙や印鑑による法的な根拠に代わって、契約成立を担保できる電子契約サービスの提供もあります。対面する機会がなくても、契約手続きをスピーディーに実行でき、電子化された契約書のほか、発注書や請求書、納品書、領収書などを発行する機能も搭載。紙の書類を用意せずに契約手続きを進めることができます。前述のe-文書法や電子帳簿保存法などへの対応にも有効です。

ペーパーレス化に寄与するツールの詳細は、「ペーパーレス化のツールにはどんなものがある？種類と機能、選び方を紹介」をご覧ください。

ペーパーレス化はできることから前向きに取り組む

ペーパーレス化には多くのメリットがあり、積極的に進めるべき取り組みです。一方で紙の書類を基本としてきた企業文化をいきなり変えようとしても現場が混乱し、逆に業務に支障を及ぼすリスクもあります。ペーパーレス化の波は確実に大きくなってきていますが、焦らずに自社なりの方法で進めていくことが大切です。

リコーではペーパーレス化への取り組みをサポートするツール「RICOH Desk Navi」を提供しています。RICOH Desk Naviは、使い慣れた「紙」を扱うような感覚で電子ファイルを扱うことが可能です。たとえば、複数の紙をクリップでまとめるのと同様に、アプリケーションの種類に関わらず複数のファイルを結合して管理できる機能もあるため、紙をスキャンして電子化した情報・ファイルの管理が容易になります。

さらに、今回ご紹介した「電子契約サービス」のひとつ「クラウドサイン」とも連携しているため、契約に付帯するファイルの管理が行えるだけでなく、電子契約書のやり取りまでシームレスに行えます。

ペーパーレス化の加速に役立つRICOH Desk Naviについて詳しくは下記をご覧ください。

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