ペーパーレス化のツールにはどんなものがある？種類と機能、選び方を紹介
業務効率化
そろそろペーパーレス化に本格的に取り組もうと考えている企業は多いでしょう。企業の文書をペーパーレス化するには、何らかのツールの導入が不可欠です。何のためにペーパーレス化を行うか、どの部分をペーパーレス化するかによって、導入すべきツールは異なります。ツール選びを間違えては、コストだけが発生し、思ったような成果を挙げることができません。
ここでは、目的別に導入するべきツールや、ツールの選び方について説明します。
ペーパーレス化の目的により、利用するツールは異なる
ペーパーレス化の目的ごとに、ふさわしいツールの種類は異なります。目的別で紹介します。
文書管理
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目的
紙の書類を減らすことで文書管理の手間や時間を削減し、効率化したい
書類を保管するスペースを減らしたい -
ツール
＜文書管理システム＞
文書の作成から保存・管理までをシステム化し、効率化できます。また、紙の書類を作成せずに処理を行えるので、スペースを取りません。
文書管理システムについて、詳しくは「オフィス業務の効率化の実現 文書管理システムの特徴と選び方」をご覧ください。
文書作成の業務効率化
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目的
業務から手書きや紙の書類をなくしたい
文書作成や決裁処理をスピードアップしたい
事務作業をコストダウンしたい -
ツール
＜通常の文書作成ソフト・表計算ソフトといった汎用ソフトウェアまたは請求書発⾏システム・帳票管理システムといった業務システムなど＞
それぞれの目的に合わせたツールを導入することで、ふさわしい形式の帳票を作成できます。
情報共有
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目的
時間や場所を問わず、必要な情報を共有したい -
ツール
＜オンラインストレージ＞
クラウド上に文書を保管することで、時間や場所に関係なくアクセス可能になります。
取引先とのコミュニケーションの効率化
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目的
取引先との打ち合わせ、契約、発注などのやりとりを効率化したい
ミーティングや取引先とのコミュニケーションを電子化したい -
ツール
＜電子署名・電子契約システム、請求書発⾏システム・帳票管理システムなどの業務システムまたはオンライン会議システム＞
目的に合わせたシステムを導入することで処理を効率化できます。
社内のコミュニケーション活性化について、詳しくは「どこの企業も課題の多い社内コミュニケーション、ICTで本当に改革できる？」をご覧ください。
社内のワークフローの業務効率化
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目的
申請から決裁、請求、購買・支払管理・経費精算、人事労務管理、給与計算など、さまざまな業務を効率化し、スピードアップしたい
事務作業のコストカットをしたい -
ツール
＜業務システム、ワークフローシステム＞
各種業務システムを導入することで、そのシステムに対応した業務フローを効率化することができます。
商品企画→仕入れ→生産→受注→販売→納品→請求→在庫管理まで、一連の業務フローを連続して処理するには、ワークフローシステムが便利です。
おすすめのワークフローシステムなど、詳しくは「無料版から使えるワークフローシステム、決裁のスピード化とペーパーレスを実現」をご覧ください。
ペーパーレス化についての基本的な知識は、「ペーパーレス化とは？実施に向けて改めて基本情報を確認しよう」を、ペーパーレス化の方法については「ペーパーレス化を進める方法は？7つのステップと成功ポイント・注意点」を参考にしてください。
ペーパーレス化に役立つ代表的なツールの役割
主なツールの役割を紹介します。
文書管理システム
電子化した文書の登録から保管、検索、廃棄まで、文書のライフサイクルすべてを一括管理できるシステムです。ファイルの共有やチャット、通知などによるコミュニケーションが可能で、情報共有ツールやコミュニケーションツールとしても活用できます。
各種業務システム
請求、購買・支払管理・経費精算、人事労務管理、給与計算など、さまざまな部署の特定の業務をシステム化したものです。部署に合わせて設計されているので、汎用的なソフトウェアよりも使いやすい場合も多いでしょう。
業務システム導入の主な目的は業務効率化ですが、帳票もシステム上で作成・利用されるため、ペーパーレス化にも役立ちます。
オンラインストレージ
クラウドサービス上のサーバーにファイルを保管できるサービスです。
時間や場所を問わずにアクセスしやすく、テレワークや外出先からの業務には必須と言えます。
電子署名・電子契約システム
契約書の作成、署名、電子印鑑による押印が可能なシステムで、紙の書類を作成し、郵送する時間やコストを削減することが可能です。
電子契約システムで作成された契約書は、法的にも正式な契約書として扱われます。書類の性質上、セキュリティが重視されているものがほとんどです。
オンライン会議システム
Web会議ツールとも言い、インターネット経由で会議を行うことができるシステムです。画面越しに会話ができるだけでなく、画面を共有することができるため、打ち合わせやセミナーにもよく使われています。
近年のテレワークの増加により、このシステムを利用する企業も増えています。
ワークフローシステム
社内の文書共有、決裁処理のシステム化、それに伴うコミュニケーションなどが可能なツールです。
文書管理、文書作成、決裁処理、情報共有、さらに社内のコミュニケーションなどに使われます。
自社に合ったペーパーレス化に役立つツールの選び方
自社に合ったツールを選ぶには、次のようなポイントがあります。
目的に合ったものを選ぶ
ペーパーレス化の目的、つまり社内で解決したい課題が異なれば、利用するツールの種類も異なります。ツールは目的に合わせて選びましょう。
セキュリティ
情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策に、不安のないツールを選びましょう。セキュリティ対策を十分に活用できるよう、社員のITリテラシー教育を進める必要もあります。
データ連携
業務ごとにツールや業務システムを使い分けている場合は、データ連携に注意が必要です。それぞれのシステムで作成したデータが、連携して別のシステムでも使えるようにしておく必要があります。
マルチデバイス対応
現在ではオフィスのPCだけでなく、モバイル機器、オフィス以外のPCなど、さまざまな場所や端末から文書にアクセスすることがあります。そのため、デバイスを選ばず、オフィスのPC同様に利用できるツールを選ぶことも必要です。
料金
ツールやシステムの料金は、プランや機能によって大きく異なります。クラウドサービスの場合、利用者数によって料金が異なるものが多いので、まずは見積もりを行いましょう。
使いやすさ
インターフェースやファイルシステムなどが自社の使い方に合っているか、慣れない社員にも使いやすいかといったことも重要です。細かいところは、実際に使ってみないと分かりません。
トライアル期間があるツールも多いので、一度試してみることをおすすめします。
適したツールはペーパーレス化で何を実現したいのかにより決まる
ペーパーレス化を実現するツールには、いくつもの種類があります。どういう場面の書類を電子化し、ペーパーレス化したいのかによって、必要なツールは異なります。
ペーパーレス化を全社に広げていくためには、特定の業務プロセスだけでなく、どの部門でも使えるツールが理想的です。コストや導入教育の手間を減らすことができ、データ連携やセキュリティの調整などの負担も軽減されます。
例えば「RICOH Desk Navi」のように、必要な情報のすべてを保存して一元管理できる“業務ポータル”のようなツールなら、業務によって異なる使い方ができ、ひとつで広い範囲をカバーすることもできるでしょう。情報の共有が楽になり、強力な検索機能も備えているため、部門間をまたぐ業務プロセスもスムーズに処理できます。
RICOH Desk Naviについては、以下をご覧ください。
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