自社に合った情報共有ツールを選んで、業務の効率化につなげよう

業務効率化

2018.08.29

情報共有ツールを適切に使えば業務の効率化や生産性の向上につながり、社員のコミュニケーションにも効果的です。しかし、情報共有をスムーズに進めるのはそれほど簡単ではありません。ここでは、情報共有ツールの種類やツールを使用するメリットについてご紹介します。

情報共有の重要性はわかっているのに、スムーズに進まない

情報共有がなぜ重要なのか？

チーム内で情報を共有することで、業務をスムーズに進めることができます。情報共有には次のようなメリットがあるからです。

判断を行うための材料が増え、より適切な判断ができる
お互いにほかのメンバーのフォローができる
1人では集められない情報を知ることができる
メンバーの信頼関係が強まる

情報共有がうまく進まないのはなぜか？

情報共有は、慣れていないとうまく進みません。理由はいくつかあります。

職場が情報共有しやすい雰囲気ではない
組織が縦割りで他部門との情報共有が普段から行われておらず、どういった情報を共有したらいいのかわからない、あるいは情報共有よりも個々の部門の仕事優先といった雰囲気では情報共有はしにくくなります。また、情報共有することで成果も共有（横取り）されてしまうと、共有する人は少なくなるでしょう。
情報共有のルールがはっきりしていない
賞味期限切れの無駄な情報を共有したり、共有するほどの情報ではないと判断して共有しなかったりすると、情報共有のメリットがわかりづらく評価されません。情報が多すぎて重要な情報が埋もれたり、情報共有する人が偏ったりしてもうまくいきません。
共有した情報を評価してしまう
情報共有したことよりも情報の内容を評価すると、悪い情報は共有しにくくなり、良い情報ばかりになってしまいます。するとミスや漏れのフォローもしにくく、情報も活用できません。
情報共有する方法が整備されていない
人数が多く全員に知らせるのにかなりの手間がかかったり、情報共有のためにいろいろなアプリやファイルを使ったりしていては共有が面倒になります。また、責任者がツールやパソコンが苦手で使わない、情報共有ツールが使いにくい、などの場合もあります。

情報共有ツールを導入すればこんなメリットが

情報の共有が最小の手間で簡単に行える

適切な情報共有ツールを使えば、1回のアクセスでチーム全員へ情報が共有できます。スマートフォンに対応しているツールであれば、外出先からでもアクセスできます。

情報を一元管理して正確な情報を全員で共有できる

情報共有ツールにすべての情報を集めてしまえば、どの情報が最新で正確なのかが一目でわかります。「資料やデータがいろいろな場所に散らばっていて、アクセスするのが面倒」といったこともありません。文書だけでなく写真や動画などさまざまな形式の資料も共有すれば、さらに利便性が高まります。

ほかのシステムと連携してミスを削減できる

情報共有ツールと外部のシステムと連携することで、資料やデータの検索性や利便性が向上します。その結果、資料を取り違えるといったミスも削減されるでしょう。また、顧客とデータをやり取りするために、情報共有システムと外部のクラウドストレージを連携することができれば、スムーズな情報共有につながります。

情報共有ツールを使えば、これらのメリットを活用でき、業務を効率化できます。

情報共有ツールにはいくつかの種類がある

情報共有ツールにはいくつかの種類があり、種類ごとにいろいろな製品があります。ここでは代表的な情報共有ツールの種類を4つご紹介します。

チャットツール

ビジネス用のチャットツールは、メールよりも速報性のあるやり取りに向いています。1対1でのコミュニケーションも、全体への情報共有もどちらも可能です。チャットだけではなく、タスク管理や資料添付、外部サービスとの連携などビジネス用の機能がついているものもあります。また、ある程度ログをさかのぼることもできます。

アカウントがあれば利用でき、チャットルームごとに細かな共有設定が可能なので、社内だけでなく外部スタッフとの情報共有にも便利です。

代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。

チャットワーク

チャットやタスク管理ができるツールです。スマートフォンのアプリを利用すると、自分宛のメッセージがプッシュ通知で届きます。
https://go.chatwork.com/ja/

Slack

チャットやビデオ通話ができるツールです。大企業向けのエンタープライズ版もあります。
https://slack.com/intl/ja-jp

LINE WORKS

スマートフォンのメッセージアプリ「LINE」と同様の感覚で利用できるチャットツールです。Windowsのパソコンにも対応しています。
https://line.worksmobile.com/jp/

Teams

Microsoftが提供するチャットツールです。電話やWEB会議の機能がついています。また、さまざまな外部サービスと連携することが可能です。
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

クラウドストレージ

オンラインの倉庫を共有し、その中にいろいろな資料やデータを放り込むイメージで使えます。使っているファイルの保存先を変えるだけでいいので、初心者でも簡単に使えます。ただし、アクセス制限やセキュリティなどに充分な注意が必要です。

代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。

Dropbox

2GBまで無料で、友人などを招待すれば最大16GBまで無料で使うことができます。さらに容量を増やしたい場合はDropbox Proがあり、月額1,200円（消費税別）で1TBまで容量を拡大できます。
https://www.dropbox.com/ja/

Google Drive

無料で15GBまで利用できます。もともとGoogleドキュメントという同社の文書作成ソフトのデータ保存用のためにスタートしたものであるため、Googleドキュメントで作ったデータは容量無制限で利用できます。
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

BOX

無料で10GBまで利用できます。Word、Excel、PDF、AI、EPS、PSD、写真など、120 種類以上のファイルをプレビューできるため、いちいちファイルをダウンロードせずに内容を確認することができます。
https://www.box.com/ja-jp/home

社内SNS

情報共有だけでなく、コミュニケーションにも向いています。最近ではFacebookやTwitterなどほかのSNSを使い慣れている人も増えているため導入もスムーズに行えるでしょう。ただし、プライベートなイメージがあるので、社内での使い方が難しいという声もあります。

代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。

Yammer

Microsoftが提供しています。無料でほとんどの機能を利用することができます。スマートフォンアプリもあります。
https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/

Talknote

シンプルなインターフェイスが特長です。メールと連携して情報を一元化することができます。テキストだけでなく、スタンプによるコミュニケーションも可能です。
https://talknote.com/

SKIP

大手企業向けの社内SNSです。時系列ではなく、ツリー型にコメントを表示できますので、複数人の議論を分かりやすく表示できます。また、ファイル添付すると、ファイルの中身も含めて検索することができます。
http://www.skip-sns.jp/

グループウェア

社内での情報共有のために作られたシステムです。メール、掲示板、ファイル共有、スケジュール管理、会議室予約などの機能があります。外部ストレージとの連携や社外スタッフのアカウント作成はできませんが、社内のコミュニケーションを1つのシステムで済ませることができます。

代表的なものとして、以下のようなサービスがあります。

サイボウズ ガルーン

数十名規模から5,000人以上の大企業までをカバーするグループウェアです。メール、チャット、ファイル共有、掲示板、スケジュールなどの基本機能はもちろん、部門、拠点、プロジェクトなどのカテゴリ別に、社内の情報を集約できるポータル機能が特長です。
https://garoon.cybozu.co.jp/

Chatter

SNSに近いユーザーインターフェースを持った、チャットベースで社内の情報共有を行えるグループウェアです。部署別、プロジェクト別などでグループを作成でき、ディスカッション、アンケート、ナレッジ共有、Q&Aなど、過去の事例やノウハウを共有しながらプロジェクトを進めるための機能が充実しています。
https://www.salesforce.com/jp/products/chatter/overview/

ジョブカンワークフロー

1ユーザー300円から利用できるワークフローシステムです。おすすめのポイントは同じシリーズで経費精算、勤怠管理、採用管理、労務管理、給与計算システムがあり、それぞれと連携を取って業務効率がアップできることです。
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